Quali sono i migliori consigli per l'etichetta vocale?

Lasciare un messaggio vocale può effettivamente essere un po 'stressante per le persone che si sentono imbarazzanti a parlare con una macchina.Nelle impostazioni aziendali in particolare, si potrebbe sentirsi obbligati a parlare in un certo modo o a astenersi dal dire alcune parole.Fortunatamente, l'etichetta della posta vocale è abbastanza simile a quella di altre forme di comunicazione aziendale, e fintanto che la persona che lascia la segreteria telefonica parla chiaramente e lascia informazioni pertinenti sulla registrazione, l'etichetta della segreteria telefonica è, per la maggior parte, essere effettivamente seguita.Si dovrebbe ricordare di essere brevi, accurati e ben parlati quando si lascia un messaggio aziendale e quando si lascia un messaggio casuale, si dovrebbe anche essere sicuri di seguire l'etichetta vocale ed essere brevi e chiari.

Quando si lascia un messaggio, il principaleL'obiettivo è quello di trasmettere una breve descrizione di chi è il chiamante e dove il chiamante può essere raggiunto in futuro.La persona che riceve il messaggio vocale non può ottenere queste informazioni se il chiamante non parla chiaramente.Non si dovrebbe correre attraverso il messaggio;Lui o lei dovrebbe parlare chiaramente e fornire solo informazioni di base di cui la persona che riceve la chiamata ha bisogno per tornare al chiamante.Lascia un numero di telefono sulla registrazione e assicurati di enuncia chiaramente in modo che la persona che riceva la chiamata possa capirlo.

Per le chiamate di business, l'etichetta vocale impone che il chiamante non sia troppo casual con la persona che riceve la chiamata.Il chiamante dovrebbe pensare al messaggio vocale come un'interazione con la persona reale;Dovrebbe pensare a come avrebbe interagito con la persona che riceveva la chiamata se fosse un'interazione faccia a faccia e parla di conseguenza.Il gergo, le maledizioni e l'eccessiva familiarità dovrebbero essere evitate, sebbene ciò non significhi che il chiamante debba sembrare freddo e distaccato.Tutti quelli che ricevono un messaggio vocale reagiranno in modo più positivo a una voce luminosa che a una fredda o arrabbiata, quindi sii luminoso ma educato.

Per seguire l'etichetta di posta vocale, si dovrebbe anche evitare lunghe segretazioni con dettagli eccessivi e diatribi sconclusionate.La segreteria telefonica non è il forum appropriato per espandere un argomento che necessita di discussione;Piuttosto, è un modo per comunicare a un'altra persona che è necessaria una conversazione faccia a faccia o telefonica.La brevità può migliorare una relazione commerciale piuttosto che ostacolarlo e non si dovrebbe aspettarsi una risposta immediata da parte della persona che viene chiamata.L'idea di un messaggio vocale è di lasciare un messaggio, non iniziare o continuare una conversazione completa.