Quali sono i migliori consigli per la pianificazione del flusso di lavoro?

La pianificazione del flusso di lavoro regolare può aumentare la redditività per un'azienda e comportare un posto di lavoro più efficiente.Il primo consiglio per raggiungere la pianificazione ottimale del flusso di lavoro è definire accuratamente i processi comportati nel flusso di lavoro.A volte questi processi sono già in funzione nell'attuale schema di produzione.In altri casi, un processo deve essere definito per la prima volta.La definizione di un processo implica la dissezione e l'enumerazione di ogni azione eseguita con mezzi meccanizzati e dal personale.Solo attraverso la comprensione dell'interazione delle azioni coinvolte può essere ottenuta miglioramenti dell'efficienza del processo.

Nel significato tecnico della parola, un processo è una sequenza di attività collegate in modo cronologico e intrapreso collettivamente per aggiungere valore attraverso l'elaborazione di una risorsa inun output.Tale output può essere successivamente utilizzato in un altro processo e così via, poiché ogni passaggio aggiunge valore al risultato finale.Un esempio di attività del flusso di lavoro potrebbe essere un dipendente che esamina un ordine di acquisto.Un processo consisterebbe, ad esempio, di tutte le attività coinvolte nell'acquisto di un articolo.Se ogni processo è definito correttamente, l'intera interazione di produzione utilizzando sia le macchine che le persone raggiungerà un livello più elevato di produttività.

in una certa misura, i migliori suggerimenti per la pianificazione del flusso di lavoro dipendono dal tipo di flusso di lavoro in programma.In molti casi, un suggerimento importante è investire nella tecnologia di gestione dei documenti, che può eliminare o ridurre il numero di volte in cui un pezzo di carta deve essere gestito dal personale.Allo stesso tempo, si ottengono anche efficienze per evitare il tempo trascorso alla ricerca di scartoffie fuori luogo.La documentazione di scansione per l'input in un computer non aumenta necessariamente l'efficienza del flusso di lavoro, in particolare se quei processi elettronici duplicano le stesse inefficienze che si sono presentate nella gestione delle copie cartacee.

Un altro suggerimento è pianificare con le cure durante l'installazione di un nuovo sistema software di gestione del progetto.Consentire un ampio tempo di formazione per il personale.Chiudere un'intera operazione per una settimana al fine di addestrare il personale su una nuova serie di processi può sembrare estremo.Se si traduce in dipendenti adeguatamente addestrati che si sentono a proprio agio con il nuovo sistema di programmazione del flusso di lavoro, tuttavia, potrebbe essere un investimento saggio ammortizzato nel tempo.

Un suggerimento generale che si applica a molti elementi di attività, non solo la programmazione del flusso di lavoro, èInvesti in una cultura aziendale che consente ai lavoratori di considerarsi come parti essenziali del processo del flusso di lavoro.L'importanza della comunicazione nella pianificazione del flusso di lavoro è fondamentale per evitare il degrado di un processo, poiché la cultura umana ha un impatto enorme sul modo in cui la pianificazione del flusso di lavoro opererà effettivamente nel mondo reale.Ciò che appare ottimale in uno schema può evolversi e cambiare in modi inaspettati, a causa del fattore umano sul posto di lavoro.