Quali sono i modi migliori per prevenire la frode delle carte di credito aziendale?

Esistono diversi modi per prevenire le frodi impegnate con le carte di credito aziendali.Come per la prevenzione delle frodi personali, il passo più importante da fare quando si affronta la frode delle carte di credito aziendale è essere altamente attento a tutti i conti e essere pronti a segnalare qualsiasi attività non autorizzata o insolita.Poiché le carte di credito aziendali possono avere limiti di credito molto elevati per facilitare le grandi transazioni, è fondamentale mantenere le carte il più fisicamente sicure possibile.Le carte dovrebbero essere utilizzate solo per le spese commerciali autorizzate e non dovrebbero essere prestate o condivise con altre.Le persone dovrebbero mantenere una chiara documentazione e inviarla con le loro dichiarazioni per dimostrare che non vi sono transazioni fraudolente o personali sulla dichiarazione.

Le persone che detengono le carte dell'azienda dovrebbero essere ricordate di essere responsabili di garantire le carte nelle loro cure.Quando possibile, dovrebbero scorrere fisicamente le schede anziché inviare numeri per telefono o online.Inoltre, dovrebbero rivedere attentamente tutte le dichiarazioni per eventuali segni di attività peculiare.Tale attività dovrebbe essere prontamente segnalata all'emittente della carta e al business in modo che la carta possa essere annullata per prevenire ulteriori transazioni.

Le aziende dovrebbero anche valutare attentamente se i singoli dipendenti hanno bisogno di carte di credito.La frode delle carte di credito aziendale può essere limitata mantenendo il numero di conti associati a un'azienda bassa e limitando le linee di credito su singole carte.Un dipendente ha dato una carta di credito per l'acquisto di benzina solo, ad esempio, probabilmente non ha bisogno di una vasta linea di credito o può ricevere una speciale carta a gas che può essere utilizzata solo per gli acquisti di carburante.

Una forma comune di frode con carta di credito aziendalesi verifica quando i dipendenti se ne vanno e le loro carte non vengono raccolte e annullate.Quando un dipendente si dimette o viene licenziato, devono essere raccolti tutti gli articoli garantiti che i dipendenti hanno chiavi d'ufficio, carte d'identità, carte di credito, laptop, telefoni aziendali e altri materiali.Se i dipendenti perdono uno di questi articoli, la perdita dovrebbe essere immediatamente segnalata in modo che l'azienda possa adottare misure di sicurezza, se necessario.

I fornitori possono essere un'altra fonte di frode delle carte di credito aziendale, per caso o intenzione.Le aziende dovrebbero lavorare solo con fornitori che possono gestire transazioni garantite e dovrebbero chiedere ai venditori la sicurezza dei loro record aziendali.È inoltre consigliabile chiedere ai venditori le loro politiche di addebito per garantire che un addebito legittimo non sia accidentalmente ipotizzato che sia una frode delle carte di credito aziendale.