Quali sono le diverse responsabilità assistenti amministrative?
Un assistente amministrativo può lavorare direttamente sotto un amministratore senior o può lavorare come assistente di un team di amministratori.Questa posizione esiste in molti campi e industrie, dai militari al design architettonico.Le responsabilità degli assistenti amministrativi includono spesso doveri clericali, ma possono comportare compiti più specializzati in determinati settori.
La spesa molto tempo sul computer fa spesso parte di un lavoro di assistenti amministrativi.È probabile che farà molta digitazione.I documenti che può digitare potrebbero includere rapporti o corrispondenza da un amministratore senior a terzi.A volte, può digitare da bozze o note fornite.Altre volte, potrebbe essere tenuta a scrivere i materiali da sola.
Le responsabilità assistenti amministrative possono anche includere la revisione di lavori che sono stati prodotti da altri.Alcuni amministratori senior richiedono ai propri assistenti amministrativi di leggere documenti e rapporti scritti da altri membri del personale.Potrebbe essere necessario che l'Assistente amministrativo evidenga gli errori o le aree in cui la lingua è troppo tecnica per un pubblico generale.
Rispondere a richieste, richieste e reclami possono anche essere nell'elenco delle responsabilità degli assistenti amministrativi.Gli amministratori senior sono spesso troppo impegnati per comunicare con tutti coloro che hanno bisogno di attenzione.I loro assistenti in genere li alleviano da questi oneri rispondendo alle e -mail, screenando le chiamate e leggendo la loro posta. La pianificazione è un'altra attività comunemente assegnata a un assistente amministrativo.Molti amministratori senior fanno affidamento sui loro assistenti per mantenerli organizzati.L'assistente è spesso quello che pianifica riunioni, appuntamenti e interviste.Sebbene l'amministratore senior sia il suo superiore, l'assistente potrebbe dover suggerire fermamente che determinate attività vengano svolte in un determinato ora o rinviati fino a una data successiva.
Poiché un amministratore senior non può essere ovunque debba essere, le responsabilità assistenti amministrative possono includere la recitazione come sostituto.È comune che gli assistenti amministrativi possano essere tenuti a partecipare alle riunioni e in seguito all'incarico dell'amministratore senior.L'assistente potrebbe anche dover incontrare determinati clienti o partner commerciali.Potrebbe essere autorizzata a prendere alcune decisioni per conto di suo superiore o potrebbe essere semplicemente tenuta a trasmettere i punti salienti della discussione.
Un'assistente amministrativa può anche scoprire che deve fare molte ricerche.Questa potrebbe essere una parte regolare dei suoi doveri o una richiesta occasionale.Gli amministratori senior sono spesso responsabili di vari rapporti, progetti e proposte che devono essere completate da determinate scadenze.Può essere impossibile per loro raccogliere tutte le informazioni di cui hanno bisogno e compone i materiali richiesti.
Altre responsabilità di assistente amministrativo possono sembrare compiti umili.Quando ci sono riunioni del consiglio, un assistente amministrativo potrebbe dover organizzare il pranzo.Potrebbe essere chiesto di preparare o portare il caffè quando è necessario.Compiti come andare all'ufficio postale, firmare per le consegne e l'archiviazione possono anche essere assegnati.