Quali sono i diversi tipi di moduli di ordine di acquisto?

Gli ordini di acquisto svolgono la funzione di autorizzazione dell'acquisto di beni o servizi da diversi fornitori.Vari moduli di ordine di acquisto vengono utilizzati per diverse dimensioni e tipi di acquisti.Questi moduli includono richieste o richieste di acquisto, ordini di acquisto regolari, ordini di acquisto in piedi, ordini di acquisto coperta, contratti per servizi e ordini di modifica.

In un normale processo di ordine di acquisto, se un'unità aziendale deve effettuare un acquisto, prepara un acquistoRichiesta di ordini o richiesta dettagliata gli articoli desiderati, quantità, costo unitario, quando sono richiesti gli articoli e il fornitore preferito, se ce n'è uno.L'unità aziendale presenta la richiesta a un gestore autorizzato ad approvare l'acquisto o a un dipartimento di acquisto per l'approvazione.Se l'ordine di acquisto è per un acquisto importante o una grande quantità di denaro, potrebbe richiedere più di un livello di approvazione prima che sia finalizzato.

Il dipartimento di acquisto esamina la richiesta e seleziona il miglior fornitore per il materiale o i servizi.Dopo l'approvazione della richiesta, viene emesso un ordine di acquisto e assegnato un numero e quel numero viene quindi referenziato su tutte le corrispondenze relative a tale ordine, tramite consegna e pagamento.I moduli di ordine di acquisto possono essere elettronici o stampati.L'aspetto del modulo dell'ordine di acquisto non è importante;Sono le informazioni su di essa che stabiliscono l'accordo tra il venditore e l'acquirente.

I moduli di ordine di acquisto in piedi vengono utilizzati quando un'azienda ha bisogno di una consegna regolare di una quantità identica di materiale, come una spedizione mensile.Un ordine di acquisto permanente approva l'intervallo di consegna e il prezzo della merce e specifica il periodo di tempo in cui l'ordine permanente rimarrà in vigore.Un ordine di acquisto in piedi può anche essere utilizzato per attrezzature o leasing di manutenzione che proseguiranno per un periodo determinato.

I moduli di ordine di acquisto coperta vengono utilizzati per coprire l'acquisto di routine di piccole quantità di articoli di basso valore.Ad esempio, un ufficio potrebbe avere un ordine di acquisto generale per l'acquisto di forniture di carta, inchiostro e toner per le funzioni di copia e stampa.Un ordine di coperta in genere limita i tipi di articoli che possono essere acquistati e imposta un limite di ordine individuale e un limite di valore totale, nonché una data di scadenza.

I moduli di ordine di acquisto contrattuale vengono generalmente utilizzati per coprire il lavoro richiesto per completare un progetto.Specificano esattamente quale lavoro verrà eseguito e su quale programma.Un ordine di acquisto contrattuale potrebbe prevedere pagamenti provvisori quando il progetto raggiunge determinate pietre miliari.Se, nel corso del progetto, diventa necessario modificare i requisiti, potrebbe essere emesso un ordine di modifica.I dettagli dell'ordine di modifica esattamente quali specifiche sono state modificate e sono incorporate nell'ordine di acquisto originale.

I requisiti dell'azienda potrebbero richiedere un'offerta per qualsiasi acquisto che costerà più di una certa quantità di denaro o che coinvolgono un particolare tipo di merci oServizi.In questo caso, il dipartimento acquisti richiederà offerte.Dopo che le offerte sono state ricevute e riviste, il dipartimento di acquisto assegnerà l'ordine di acquisto all'offerente di successo.