Quali sono i diversi tipi di software receptionist?

Esistono diversi tipi di compiti che il software receptionist può eseguire.Può aiutare a organizzare i messaggi, tenere traccia dei dipendenti e gestire le chiamate in arrivo.Esistono anche suite di software che consentono a un utente di integrare molte di queste funzioni in un unico pacchetto e programmi che gestiscono le funzioni della receptionist per settori specifici.

Uno dei tipi più semplici di software receptionist sono programmi che organizzano messaggi e monitorano la disponibilità dei dipendenti.Questi programmi consentono ai receptionist di effettuare una registrazione elettronica di tutti i messaggi in arrivo, incluso il tempo di consegna al destinatario.Possono anche avere funzionalità del calendario che forniscono informazioni correnti sulla posizione dei dipendenti oltre a consentire ai receptionisti di prendere appuntamenti per gli altri.Alcuni programmi si integrano anche con altre funzioni come l'e -mail per aumentare la capacità di consegna dei messaggi.

Esistono anche tipi di software receptionist che vengono utilizzati per tracciare e aiutare l'utilizzo del telefono nelle aziende in cui esiste un elevato volume di attività di chiamata.Questi prodotti in genere sono costituiti da una schermata che visualizza informazioni sulle chiamate e sugli strumenti per realizzarli.Le informazioni possono includere il numero corrente, le chiamate in coda e le informazioni di base dei clienti.Gli strumenti possono includere tutto ciò che può aiutare a effettuare una chiamata, come una tastiera, capacità di attesa e riaggancio e identificazione del chiamante (ID).

Software receptionist che aiuta un utente a effettuare una chiamata può anche eseguire funzioni per altre righe.Può verificare se una riga particolare è gratuita e trasferire automaticamente la chiamata o inviarla in segreteria.Questa capacità può comprendere una o più posizioni, a seconda delle dimensioni e della complessità dell'organizzazione.Alcuni prodotti consentono anche funzionalità multi-line, come la capacità di creare e moderate chiamate in conferenze.

Alcuni tipi di software receptionist sono progettati per gestire le sfide di un determinato settore.Ad esempio, ci sono prodotti per l'industria medica che hanno funzioni per l'elaborazione di documenti dei pazienti, l'invio di promemoria di appuntamenti e la gestione delle opzioni self-service per i pazienti.Funzionalità come queste hanno lo scopo di automatizzare alcuni degli aspetti più ripetitivi del lavoro di accoglienza in una determinata area.

Qualunque sia la sua funzione, la maggior parte del software receptionist avrà un'interfaccia utente grafica (GUI).Ciò mostrerà spesso tutti gli strumenti disponibili su una schermata.Come è organizzato e quante caratteristiche ci sono varia ampiamente tra i diversi prodotti.Ad esempio, alcuni tipi di software mostrano una chiamata o un'estensione alla volta, mentre altri mostrano diverse estensioni e il loro stato su una singola schermata.