Cos'è un back office?
Il back office è un termine collettivo che si riferisce alla parte di un'operazione commerciale focalizzata sulla gestione delle attività necessarie per mantenere un funzionamento di un'azienda.Questa designazione deriva dalla tradizione di ospitare queste funzioni nella parte posteriore di una struttura commerciale, lontano dal pubblico in generale.Un accordo di questo tipo era un tempo molto comune con tutti i tipi di aziende e vale ancora per il layout di molti diversi tipi di operazioni aziendali come negozi al dettaglio e altri siti in cui i clienti probabilmente visitano le strutture.
L'accordo tradizionalePer un luogo di attività richiedeva tre aree distinte nell'architettura delle operazioni generali.In primo luogo, il front office ha fornito un'area in cui i clienti potevano interagire con il personale di vendita e altri.Il Medio Office era spesso il sito delle funzioni clericali e amministrative, nonché l'area in cui i funzionari dell'azienda dispongono di spazi per uffici.Un back office ha ospitato funzioni che aiutano a mantenere le altre due sezioni in perfetto ordine di lavoro, rendendolo essenzialmente il cuore del processo aziendale.
Oggi, è probabile che un back office includa spazio per le prestazioni di tre dipartimenti chiave nel complessostruttura aziendale.Il dipartimento contabile fa parte di questo gruppo ed è responsabile della registrazione accurata delle transazioni finanziarie che si svolgono come funzionamento in corso dell'azienda.Tra le molte funzioni gestite da questo dipartimento, il personale che lavora in questo settore gestirà questioni come assicurarsi che i salari siano preparati in modo tempestivo, i pagamenti ai venditori sono effettuati su base regolare e che i pagamenti ricevuti dai clienti siano accuratamente inviati a ciascunoaccount del cliente.
Anche il dipartimento delle risorse umane dell'azienda fa parte della struttura di back office.Quest'area è responsabile del lavoro con i manager per proteggere i dipendenti per posizioni aperte, sviluppare e supervisionare le relazioni tra la società e ciascun dipendente, creare procedure di assunzione, disciplinare e risoluzione e intervenire quando vi è un problema tra due dipendenti dell'azienda.Gli sforzi del dipartimento delle risorse umane hanno un impatto diretto sia sul medio che sul front office e sul personale che gestisce quelle aree.
Un'aggiunta più recente al back office è il dipartimento della tecnologia dell'informazione.Quest'area è spesso responsabile di qualsiasi tipo di rete elettronica che opera all'interno dell'azienda, nonché alla gestione delle funzioni di telecomunicazione per l'azienda.Un dipartimento IT è spesso coinvolto nella selezione e nell'installazione di vari tipi di apparecchiature di comunicazione, tra cui computer, sistemi telefonici e altre apparecchiature relative al processo di comunicazione.
La designazione di un back office non significa che le funzioni gestite in quest'area siano di scarsa importanza per il benessere dell'azienda.In effetti, le funzioni di back office consentono ai restanti componenti dell'azienda di funzionare correttamente.Per questo motivo, molte aziende ritengono che il back office sia effettivamente la base operativa dell'azienda e vanno di tutto per assicurarsi che funzioni alla massima efficienza.