Cos'è un record funzionale?

Un record funzionale, chiamato anche record operativo, è un documento scritto che descrive attività di compagnia e eventi circostanti.Registra particolari informazioni in un formato specifico ma non è un record amministrativo.Questo tipo di documento viene spesso creato nel tempo o vicino al momento in cui si verifica l'attività ed è in genere considerato la versione più affidabile degli eventi perché è creata vicino in tempo alle informazioni che presenta.

Le aziende conservano i record in modo che possano operare in modo più efficiente, Rapporto sulle loro attività agli investitori e alle agenzie governative e valuta le prestazioni sullo sfondo storico.Molte delle forme che un'azienda crea per aiutarla a tenere i registri sono amministrative, come i fogli di contatto dei dipendenti.Questi moduli documentano le operazioni di ufficio standard e le cose che i manager prevedono che si verificano regolarmente.

Spesso, le aziende devono acquisire informazioni che non sono amministrative o standard.Queste informazioni sono spesso uniche nel tempo, sebbene il modo in cui le informazioni vengono registrate possa essere uniforme.Per documentare queste informazioni, l'azienda utilizza un record funzionale o una registrazione scritta di ciò che è accaduto, che consente all'azienda di presentare un account simultaneo e recuperare le informazioni in futuro, se necessario.

Esistono molti tipi di record funzionali.Forse il modo più semplice per capire l'uso di questo tipo di strumento è esaminare alcuni esempi comuni.Un rapporto sugli incidenti è un tipo di record funzionale.Le aziende spesso richiedono al personale di compilare un rapporto sugli incidenti che descrive in dettaglio esattamente cosa è successo se un dipendente o un cliente è ferito nei locali o mentre si impegna nel settore aziendale.Questo record funzionale viene compilato solo quando necessario, ma è fondamentale perché documenta gli eventi nelle parole delle persone coinvolte, chiudono in tempo a quando si è verificato l'evento.

Un altro tipo di record funzionale è un modulo di feedback dei clienti.Non tutti i clienti compileranno un modulo di feedback e un cliente di solito lo farà solo quando ha qualcosa di specifico da dire sul servizio dei giorni attuali.Il modulo di feedback è un record funzionale perché documenta un evento unico che si è verificato in un momento specifico nelle parole della persona coinvolta.

Un biglietto di viaggio è un record funzionale che viene compilato più frequentemente.Spesso, un'azienda avrà i suoi conducenti compilare un rapporto con i dettagli di un viaggio ogni volta che un conducente effettua un veicolo aziendale.In questo modo, se un manager deve rispondere a domande sull'operazione di veicoli avvenuti in passato, ha un resoconto contemporaneo dell'attività preparata dal conducente per la revisione.

I registri funzionali possono fornire a un'azienda protezione dalla responsabilità.I clienti e i dipendenti hanno spesso anni per presentare una causa contro un'azienda per una serie di infrazioni civili.Senza una registrazione contemporanea di eventi, sarebbe difficile per un'azienda dimostrare cosa è successo esattamente in passato.