Cos'è un incontro di kickoff?
Una riunione di kickoff è una riunione in cui tutti i membri del team responsabile sono informati in un nuovo progetto.Le attività possono includere una discussione sull'intento del progetto, l'istituzione di una sequenza temporale, la condivisione delle restrizioni sui costi e il budget e l'assegnazione dei compiti del progetto.Le riunioni di kickoff spesso includono i membri del team in diverse aree funzionali e potrebbero anche, a volte, includere un rappresentante del cliente.
L'intenzione di una riunione di kickoff è garantire che un progetto vada il più agevolmente possibile assicurandosi che tutti i membri del team siano sulStessa pagina.Tali riunioni sono un'opportunità per il project manager di condividere informazioni sul progetto.Ciò può includere fatti difficili come una data di scadenza del progetto, specifiche e budget, ma può anche includere informazioni morbide come strane e preferenze dei clienti.
Il project manager è spesso responsabile per l'impostazione di una riunione di kickoff.Di solito assume la proprietà di stabilire e seguire l'ordine del giorno.Ciò include la pianificazione di un tempo in cui tutte le parti richieste possono soddisfare;riservare una posizione;e nel caso di lunghi incontri che si svolgono durante una pausa di mezzogiorno, ordinando il servizio di pranzo per i membri del team.
Durante la riunione, il project manager prenderà appunti accurati su tutti gli articoli discussi, le decisioni raggiunte e le domande a cui rispondere in un secondo momento.Sarà responsabile di garantire che tutte le parti interessate accettassero i termini, i tempi e i costi e che comprendano appieno ciò che è richiesto da loro.Successivamente, il project manager dovrebbe distribuire prontamente note di riunioni chiare e concise.
Una delle funzioni più importanti di una riunione di kickoff è quella di fissare un elenco di risultati.Questo è un elenco di tutti gli elementi dovuti al cliente e alle azioni specifiche necessarie per soddisfare ciascun risultato.Ad esempio, un risultato del cliente potrebbe essere quello di produrre un segno di entrata per una posizione di vendita al dettaglio.Per raggiungere questo obiettivo, il segno deve essere progettato, i materiali devono essere provenienti e ordinati, deve essere prodotto, la qualità deve essere verificata e il segno deve essere spedito e/o installato.Lo specialista degli appalti non può ordinare i materiali fino a quando il progettista non progetta il segno e, se uno di questi passaggi non è completato nei tempi previsti, il programma di installazione non sarà in grado di soddisfare la data di scadenza.
L'assegnazione di attività è molto importante per il processo, quindi ilLe note di incontro per una riunione di kickoff dovrebbero includere un elenco di elementi di azione, scadenze e parti responsabili.Se una parte ha un problema con le date, le specifiche o i prezzi di scadenza, la riunione del calcio d'inizio è il momento di tirarlo su.Questo incontro fornisce un forum aperto per tutte le parti coinvolte per garantire che ottengano ciò di cui hanno bisogno per produrre un progetto di successo.