Cos'è un sistema informativo sulla gestione del personale?

Un sistema informativo di gestione del personale è un insieme di procedure e tecnologia applicata che i lavoratori delle risorse umane utilizzano per tracciare e organizzare i dati sui dipendenti all'interno di un'azienda o dell'organizzazione.Queste informazioni possono includere registri sui salari, documenti fiscali e registri delle prestazioni assegnate come l'assicurazione sanitaria.Altre informazioni sui dipendenti vengono spesso conservate in un sistema di informazioni sulla gestione del personale per valutazioni periodiche delle prestazioni.Questi record sono di solito curriculum e copie delle pertinenti certificazioni del settore.Quest'area della gestione delle risorse umane comporta sia l'uso di un programma di software per computer sia le pratiche di routine per l'inserimento e l'aggiornamento dei dati pertinenti.

Le aziende con un gran numero di dipendenti hanno spesso bisogno di un dipartimento di risorse umane separate (HR) per conservare registri accurati di tutte queste informazioni.Lavorare con un sistema informativo di gestione del personale richiede sia una buona comprensione della tecnologia sia la capacità di recuperare rapidamente i dati necessari.Un pacchetto software progettato per queste attività di risorse umane in genere consiste in database collegati contenenti diversi set di informazioni.Un database può contenere record di buste paga emesse collegate a un altro database con informazioni sulle tasse trattenute, ad esempio.Il personale delle risorse umane è responsabile di mantenere le informazioni sulla forza lavoro aggiornate e accurate.

Oltre a mantenere regolarmente i dati in un sistema di informazioni sulla gestione del personale, il personale delle risorse umane deve anche eseguire domande specifiche che recuperano determinate informazioni.A seconda del tipo di sistema installato, possono interrogare queste informazioni con comandi come quelli in un linguaggio di query strutturato (SQL) o un linguaggio di programmazione del database simile.Altri tipi di software di gestione delle risorse umane dispongono di interfacce utente grafiche con funzionalità per la creazione e la memorizzazione di forme, tabelle, grafici e report.Quando un gestore del personale desidera mantenere copie scansionate dei curriculum dei dipendenti e documenti simili, il sistema informativo include spesso la capacità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per la creazione di copie elettroniche ricercabili.

Un sistema informativo di gestione del personale ha anche un ruolo importante nelle pratiche di assunzione e di licenziamento di attività commerciali.Molte aziende utilizzano le funzionalità OCR di questo tipo di programma per scansionare i curriculum per parole chiave designate.I candidati i cui curriculum hanno le partite di parole chiave hanno spesso migliori possibilità di ricevere un invito al colloquio.Alcune aziende utilizzano questa tecnologia per tracciare e registrare eventuali nuove certificazioni che i dipendenti completano, in particolare quelli che contano come formazione a pagamento.I lavoratori che possono richiedere azioni disciplinari o consulenza hanno spesso anche registri di queste informazioni conservate nei loro file di personale elettronico nel dipartimento delle risorse umane.