Cos'è un audit di stampa?
Un audit di stampa è in genere condotto da grandi organizzazioni in previsione di una richiesta di servizi di stampa per la proposta o il rinnovo del contratto.Lo scopo principale di un audit di stampa è raccogliere metriche sull'uso attuale della stampante, diversi metodi per accedere alle risorse di stampa e determinare i costi operativi totali associati alle attività di stampa.Il termine audit è in genere associato a una revisione finanziaria dettagliata.Tuttavia, lo scopo principale di qualsiasi audit è per i professionisti imparziali di raccogliere informazioni e fornire una relazione formale per assistere nel processo decisionale a livello esecutivo.
L'ambito di un audit di stampa deve essere chiaramente definito all'inizio del processo per garantireuna risposta praticabile.La definizione di funzione di stampa o un lavoro correlato è fondamentale, poiché i presupposti possono comportare conclusioni difettose.Ad esempio, un audit di stampa può includere fotocopie, scansione elettronica dei documenti e lavori di stampa o un mix di queste opzioni.In altre aziende o industrie, la stampa può includere tutti i fornitori o contratti di stampa esterni per articoli come brochure, opuscoli e articoli correlati.
Il primo passo in qualsiasi audit di stampa è raccogliere metriche di utilizzo.Tutte le stampanti hanno un contatore di copie e le unità digitali archiviano queste informazioni elettronicamente.Alcune stampanti sono conosciute come unità multifunzione e hanno la possibilità di stampare, scansionare e fotocopia.Le metriche per ciascuna di queste attività sono conservate separatamente.Le unità che hanno opzioni di colore e bianco e nero separano anche queste due attività per una maggiore precisione.
Un audit di stampa completo deve includere informazioni su come accedere alle risorse di stampa.Esistono spesso più processi all'interno della stessa organizzazione e questo può essere basato sui tipi di servizi accessibili.Ad esempio, un ufficio moderno ha una stampante completamente in rete che di solito è condivisa da un gruppo di persone.Altre strutture possono avere stampanti individuali situate in ogni workstation.I lavori di stampa grandi o richieste speciali possono essere inviati a un elenco selezionato di fornitori o uno selezionato casualmente dalla rubrica.
Il costo operativo totale per tutte le attività relative alla stampa è una parte essenziale di qualsiasi audit di stampa.Queste informazioni devono includere costi di apparecchiatura fissa, materiali di consumo, servizi di riparazione, costi di stampa esterni, elettricità e requisiti di spazio.Per la maggior parte delle aziende, il costo totale dell'attività di stampa è piuttosto elevato ed è un ottimo posto per introdurre misure di risparmio sui costi.Quando si misura i costi operativi totali, è necessario incluso anche il tempo del personale dedicato alla manutenzione e al supporto di queste unità.