Cos'è un sistema di gestione dei processi?

Un sistema di gestione dei processi è una metodologia in genere utilizzata per pianificare, monitorare e gestire un processo aziendale.Il termine gestione dei processi viene utilizzato per spiegare tutti i passaggi seguiti per ottenere una migliore comprensione dei requisiti del cliente e determinare il modo più economico per soddisfare queste esigenze.È importante notare che un sistema di gestione dei processi può essere una serie di passaggi e attività o un sistema software per computer.Indipendentemente dal tipo di sistema, ci sono una serie di compiti e passaggi specifici che di solito devono essere completati.

Ogni sistema di gestione del processo in genere coinvolge sei attività, che devono essere completate in ordine.Il primo compito è definire il processo, comprendere le esigenze del cliente, nonché i rischi e le sfide per l'organizzazione nel soddisfare tali esigenze.Un processo chiaramente definito di solito è essenziale poiché il team di analisti aziendali tornerà continuamente a questo articolo durante la durata del progetto.

La visualizzazione del processo ideale è il prossimo compito.Questo processo richiede una chiara comprensione del processo, degli standard del settore, delle normative governative e di qualsiasi altra regola che regola il processo aziendale.Oltre a comprendere i requisiti di terze parti, anche l'attuale struttura dell'organizzazione e qualsiasi sistema già in atto devono essere presi in considerazione. Le metriche

sono il modo migliore per sviluppare una base dell'attuale processo aziendale e determinare come l'applicazionedi un sistema di gestione dei processi aiuterà nelle operazioni aziendali.In particolare, le informazioni sul tasso di fatturato, sul tempo di elaborazione, sui tempi di risposta del cliente e eventuali ritardi o colli di bottiglia devono essere documentati.Questi valori verranno indicati attraverso l'implementazione del sistema di gestione dei processi e dovrebbero essere utilizzati dopo che eventuali modifiche sono state implementate per valutare il successo del processo.

I controlli interni sono richiesti in qualsiasi processo e gli attuali controlli devono in genere essere documentati.Quando si utilizza un sistema di gestione dei processi, è essenziale includere lo sviluppo e l'implementazione dei controlli interni nel sistema.Questi controlli sono necessari per gestire l'accesso, fornire percorsi di audit e per supportare l'organizzazione.

Durante l'implementazione di un sistema di gestione dei processi, ci sono due tipi di report sviluppati.I rapporti di attività sono forniti in ogni fase e distribuiti agli stakeholder e ai proprietari di processi aziendali.Lo scopo di questi rapporti è di tenere tutti informati sullo stato del progetto e di documentare tutte le informazioni apprese nel processo.Il secondo tipo di report si basa sulle transazioni che si verificano, problemi identificati, tassi di turnover e altri valori in genere utilizzati per misurare le prestazioni.