Cos'è un sistema di approvvigionamento?
Un sistema di approvvigionamento è in genere un sistema computerizzato progettato per gestire il processo di approvvigionamento.L'approvvigionamento è un termine utilizzato per descrivere l'attività di acquisto per un'azienda o un'organizzazione.Esistono due tipi principali di sistemi di approvvigionamento: approvvigionamento elettronico e approvvigionamento standard.Entrambi i tipi di sistemi sono ampiamente disponibili e sono spesso inclusi in una pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o dal prodotto software di contabilità.
Sebbene la funzionalità fornita varia in base al software, uno strumento di approvvigionamento tipico include richieste di acquisto, ordini di acquisto, ricevute di merci e fatturain lavorazione.Oltre a questi requisiti fondamentali, la maggior parte dei sistemi include una serie di strumenti di reporting.I processi di approvazione integrati, i controlli e gli strumenti di gestione dei fondi sono generalmente standard nei prodotti più grandi.
Il concetto principale di approvvigionamento è che la pianificazione, la pianificazione e l'acquisto di gruppi avanzati comporteranno risparmi sui costi, funzionamento commerciale più efficienti e quindi aumento della redditività.Un sistema di approvvigionamento viene utilizzato per gestire questo processo, fornendo tempo di consegna per le fatture, monitoraggio della spesa totale per tipo di merce, nonché impegni finanziari e gestione del flusso di cassa.La completa implementazione di un sistema di approvvigionamento di solito comporta modifiche significative al processo aziendale esistente, poiché il sistema richiederà in atto determinati controlli e procedure interne.
Un sistema di approvvigionamento elettronico è anche noto come e-sperimentazione.Questo termine viene utilizzato per descrivere il software che consente agli acquirenti di accedere ai cataloghi dei fornitori via Internet, nonché ad accettare fatture elettroniche.Gli acquirenti selezionano i loro materiali, indicano i conti da addebitare per l'acquisto e creano un ordine di acquisto nel sistema contabile.Tutte le attività relative agli appalti sono completate nel sistema elettronico, riducendo le scartoffie e aumentando l'efficienza.
La lavorazione della fattura elettronica consente alle società selezionate di semplificare ulteriormente la revisione e l'approvazione delle fatture.I dati vengono quindi instradati attraverso una serie di approvazioni online prima di essere elaborati per il pagamento nel sistema contabile.Questo tipo di sistema di approvvigionamento è molto popolare nelle grandi aziende, dove sono in atto contratti di approvvigionamento per gestire l'attività di spesa.Per queste aziende, la riduzione del tempo del personale per l'elaborazione della fattura fornisce un eccellente ritorno sugli investimenti.
Un sistema di approvvigionamento standard è completamente integrato con il pacchetto software di contabilità utilizzato dall'organizzazione.Tutte le attività di acquisto vengono monitorate e gestite attraverso questo modulo, consentendo all'azienda di controllare le spese e tenere traccia delle opportunità per maggiori risparmi.Rapporti, analisi e controlli interni sono tutti integrati in questo tipo di software e sono progettati attorno alle migliori pratiche.L'implementazione di un sistema di approvvigionamento è uno dei modi più semplici per migliorare l'efficienza operativa.