Cos'è una proposta di progetto?
Le proposte di progetto sono documenti progettati per presentare un piano d'azione, delineare i motivi per cui l'azione è necessaria e convincere il lettore a concordare e approvare l'attuazione delle azioni raccomandate nel corpo del documento.In molti casi, il documento è redatto come risposta a una richiesta di proposta (RFP) che viene emessa da un cliente attuale o potenziale.Tuttavia, un documento di questo tipo può anche essere pronto a servire a uno scopo interno, specialmente quando qualcuno all'interno dell'azienda ha un'idea di come rendere l'azienda più redditizia o efficiente e ha bisogno di autorizzazione e supporto per attuare l'azione.
In ogni situazione, una proposta di progetto sarà chiaramente disposta in modo che i lettori possano seguire una logica progressione del pensiero alla conclusione.Molte proposte di esempio offrono una linea guida di base che può aiutare anche i principianti ad entrare nell'oscillazione della scrittura di proposte efficaci.Le linee guida di solito identificano cinque componenti chiave o sezioni di qualsiasi proposta di progetto: introduzione, background, strategia, budget o finanziamento e risultato.
Con la sezione introduttiva di una proposta di progetto, l'idea è quella di dire ai lettori di cosa si tratta il progetto e perché vale la pena dedicare del tempo a considerare il progetto in primo luogo.In sostanza, questa sezione serve a convalidare il tempo e gli sforzi spesi per presentare i dati e il tempo necessario per leggere e considerare i meriti e la fattibilità del progetto stesso.L'introduzione non è il luogo in cui presentare le noci e i bulloni del progetto, solo per stabilire il suo potenziale e coltivare un interesse sufficiente per incoraggiare il lettore a saperne di più.
Gli sfondi espongono i punti base dell'introduzione, spesso citando motivi specificiPerché il piano di progetto è buono, basato su dati storici, proiezioni di esigenze e prestazioni future e le attuali circostanze dell'azienda.Lo sfondo aiuta a costruire il caso di come il progetto può soddisfare le esigenze che sono sorte a causa di azioni passate anticipate anche nel contempo di esigenze future e affrontandole in modo tempestivo.Per la maggior parte, la sezione di fondo stabilirà fermamente che qualcosa deve essere fatto e aprirà la strada per imparare come qualcosa può essere realizzato.
Con la sezione Strategia della proposta del progetto, l'obiettivo è delineare tutte le procedure necessarie per rendere il progetto di successo.Spesso, la strategia aiuta a definire obiettivi a breve e lungo termine per il progetto, spiega come realizzare sistematicamente ogni passaggio e quale tipo di rendimento ci si può aspettare dallo sforzo.Qui, il lettore inizia a farsi un'idea di quanto sia importante il progetto e del potenziale che deve aiutare l'azienda a fare un uso migliore delle risorse disponibili, posizionandosi per il futuro.
La sezione di bilancio si riduce a ciò che la maggior parte dei decisori deve sapere prima di approvare qualsiasi progetto: qual è il costo coinvolto nell'attuazione della proposta del progetto.In questa sezione, i dettagli devono essere eseguiti il backup di fatti e cifre che sono ben studiati e coprono ogni aspetto immaginabile del finanziamento necessario per lanciare e mantenere il progetto nel tempo.Molte proposte falliscono qui, a causa della mancanza di dettagli e delle prove di supporto per i dettagli inclusi.
Infine, la proposta del progetto indica il risultato dell'attuazione del progetto.Questa è la sezione in cui tutti i benefici sono spiegati chiaramente.I vantaggi possono includere articoli come ridurre i costi operativi, aumentare il profilo pubblico dell'azienda, generare più vendite o aumentare i profitti a causa dell'uso più efficiente delle risorse disponibili.Come per i dettagli del budget, è importante che ogni vantaggio denominato possa essere supportato da altri dati per essere considerati seriamente.
La scrittura di una proposta è talvolta più semplice quando viene fornita una RFP formale.Spesso, la RFP espone la baseStruttura della proposta, fornire indizi inestimabili su informazioni specifiche che sono di interesse per il potenziale cliente e definire l'ordine in cui vengono presentati i dati.Quando viene fornito un RFP, è essenziale seguire le specifiche del documento alla lettera.Altrimenti, la proposta sarà messa da parte e uno degli altri fornitori che ha seguito da vicino le disposizioni verrà assegnato l'attività.