Cos'è una lettera di accompagnamento della proposta?
Le lettere di copertura della proposta sono lettere professionali che vengono rimesse a potenziali clienti, insieme a proposte aziendali completate.I migliori esempi di una lettera di accompagnamento della proposta sono brevi, personali ma professionali e aiutano a incoraggiare un rafforzamento del rapporto tra il convenuto e il destinatario.Esistono diversi elementi di base che si trovano sempre in questo tipo di lettera, nonché alcuni errori comuni da evitare.
Un errore che molti professionisti aziendali commettono è l'utilizzo della lettera di presentazione della proposta come un modo per riassumere il contenuto della proposta.Poiché molti modelli di proposta includono un riepilogo alla fine del documento, ciò non è necessario.In effetti, incluso questo tipo di dettaglio nella lettera di accompagnamento crea una situazione in cui il destinatario deve leggere ripetutamente le stesse informazioni, un fattore che potrebbe avere un impatto negativo sul processo di valutazione.
Una delle cose più importanti da tenere a mente quando si reda una lettera di presentazione della proposta è quella di tenerla breve.Un corpo da tre a quattro brevi paragrafi è sufficiente.L'impostazione di questo tipo di limite per te ti assicurerà di mantenere l'intero testo in una singola pagina, evitando così l'errore di inviare ciò che equivale a un mini-proposta insieme al documento principale.
L'apertura della lettera di presentazione della proposta dovrebbe essere breve.Usa il primo paragrafo per ringraziare il destinatario per aver consentito di partecipare al processo di proposta di offerta.È inoltre opportuno pagare un complimento alla struttura della richiesta di proposta o RFP, che è stato fornito da utilizzare come linee guida per la proposta e il processo di invio.In generale, questo può essere realizzato in tre o quattro frasi senza esagerare.
Il tuo prossimo paragrafo può includere qualcosa di personale, ma comunque professionale.Se la proposta viene inviata a un cliente esistente, menzionare quanto ti è piaciuto lavorare con il cliente in passato è appropriato.Nei casi in cui la proposta sta andando a un'azienda che non hai mai fatto affari prima, focalizza la tua attenzione sul rapporto di lavoro che è stato stabilito attraverso conversazioni telefoniche, e -mail e qualsiasi altro contatto che hai avuto con il tuo principale punto di contattoDurante la redazione della proposta.Questo può aiutare a evitare che la lettera sia troppo asciutta, evitando comunque l'errore di diventare troppo personale.
Per chiudere la lettera di accompagnamento della proposta, dichiara le tue aspettative per il futuro.Ciò può includere il fatto che non vedi l'ora di guadagnare l'attività e di goderti un lungo rapporto di lavoro con il nuovo cliente.Questo paragrafo dovrebbe dimostrare la fiducia nella qualità dei beni o dei servizi che offri, ma non a presentare alcun tipo di Aspersioni ai tuoi concorrenti.Tieniti a concentrarti su quanto è possibile fare il cliente, non quanto sei meglio di tutti gli altri.
Non scrivere mai la lettera di accompagnamento della proposta fino a quando la proposta stessa non sarà completata.Questo perché potresti avere uno o due ultimi minuti di interazione con il destinatario che influenzerà il tono e il contenuto della tua lettera.In ogni caso, assicurati sempre che la struttura della tua lettera sia in linea con ciò che sai sulla cultura aziendale del destinatario e scegli le tue parole di conseguenza.Tenendo presente questo fattore è un modo sottile per esprimere il tuo rispetto per il modo in cui fanno affari senza sembrare condiscendente o eccessivamente espressivi con i complimenti.