Cos'è una valutazione della proposta?
Una valutazione della proposta è un processo in cinque fasi utilizzato per fornire una revisione equilibrata e imparziale di una proposta aziendale formale.Questo tipo di processo si trova più comunemente nei dipartimenti di approvvigionamento o di gestione dei contratti di grandi organizzazioni o società.Lo scopo principale di una valutazione della proposta è garantire che un processo equo e trasparente venga utilizzato per selezionare l'invio vincente.Questo è molto importante, perché sono spesso richieste proposte per progetti o spese costose.
Le cinque fasi utilizzate nella valutazione della proposta sono: Formare un team per rivedere le comunicazioni, garantire la conformità ai requisiti di invio, rivedere le risposte dai dettagli del documento di gara, assegnare un peso a ciascuna categoria e punteggio ogni invio.La proposta con il punteggio più alto è l'offerente di successo.Una volta effettuata la selezione, tutte le società che hanno presentato una proposta sono informate dei risultati.Le società senza successo hanno il diritto di presentare una causa se ritengono che il processo sia stato di parte o infranto la legge sul contratto.
Il primo passo in un processo di valutazione della proposta è quello di formare un team interno che sarà responsabile della revisione delle comunicazioni.L'adesione al team dovrebbe basarsi sull'esperienza nel processo pertinente, sull'esperienza correlata e una solida comprensione del processo di approvvigionamento.In alcune organizzazioni, questo team è coinvolto nella creazione della richiesta di proposta (RFP) o di un documento di gara distribuito a potenziali fornitori.Altre aziende potrebbero decidere che avere due squadre separate rimuove la possibilità di conflitto di interessi e interferenze con la selezione finale.
In genere, un ufficiale di approvvigionamento o un coordinatore RFP esamina tutte le presentazioni per garantire la completa conformità a tutti i requisiti.Questo è puramente un assegno amministrativo per garantire che tutte le offerte siano state ricevute prima della scadenza, qualsiasi pagamento richiesto è stato elaborato e che non mancano pagine o documenti.Una volta completato questo controllo, vengono fatte copie delle proposte per ciascun membro del team di valutazione.
I membri del team iniziano nella nuova fase della valutazione della proposta esaminando ogni singola risposta e confrontandola con il RFP o il documento di specifica.Lo scopo della revisione è determinare se la proposta affronta tutti gli articoli nella RFP.Gli articoli mancanti a volte vengono segnalati al coordinatore RFP, che segue la società per verificare se l'omissione è un errore clericale, ma in molti casi non viene fatto alcun follow-up.
A seconda della struttura della squadra,Un peso è assegnato a ciascuna sezione della RFP.Alcune aziende prendono queste decisioni come gruppo e altre consentono a ciascun membro del team di esprimere un giudizio indipendente.Il peso totale deve aggiungere fino a 100 e le categorie devono essere basate sui requisiti RFP effettivi.Sebbene alcune aziende assegnino peso alla qualità della presentazione effettiva, molte no, perché questo essenzialmente premia i punti per la presentazione di una proposta.
L'ultima fase della valutazione della proposta è assegnare un punteggio.Ogni membro della squadra prende una decisione indipendente e presenta la sua scorecard al coordinatore della RFP, che quindi ammonta alle risposte e determina la proposta di successo.L'intero processo dovrebbe essere trasparente e difendibile in un tribunale come imparziale ed equo.