Cos'è una fattura dell'ordine di acquisto?
Una fattura dell'ordine di acquisto è un documento utilizzato nelle transazioni aziendali.Il nome di questo documento deriva dal fatto che è incluso un numero dell'ordine di acquisto.Questo numero verrà quindi utilizzato per tutta la durata della transazione.È possibile avere numerose fatture degli ordini di acquisto tra un acquirente e un venditore in qualsiasi momento.Tale documento può essere utilizzato per le merci o per i servizi.
Per un contratto per essere legale, deve esserci un'offerta e un'accettazione.Lo scambio di denaro e merci tra un acquirente e un fornitore è un contratto.In tale situazione, la fattura dell'ordine di acquisto può essere vista come un'offerta perché l'acquirente esprime la volontà di acquistare un importo specificato di determinati beni a un determinato prezzo.Il fornitore accetta adempiendo l'ordine, emettendo una fattura e ricevendo il pagamento.
Una fattura dell'ordine di acquisto contiene generalmente numerose informazioni.L'acquirente dovrebbe essere chiaramente identificato, compresi i suoi dati di contatto.Oltre a ciò, di solito esiste uno spazio fornito per l'indirizzo di spedizione poiché le aziende possono avere più di un luogo di funzionamento.Il numero dell'ordine di acquisto è un'informazione molto importante normalmente trovata nella parte superiore o vicino al documento.
La persona che fa l'ordine dovrebbe essere elencata sulla fattura.I termini speciali che si applicano alla transazione sono generalmente inclusi.L'ordine deve essere accuratamente delineato inclusi i nomi di articoli o servizi, quantità, numeri di SKU e prezzi.L'acquirente può anche calcolare le tasse, la spedizione e la gestione e altri costi.
Una fattura dell'ordine di acquisto può proteggere sia l'acquirente che il venditore.Per conto dell'acquirente, ci sono prove che ha chiesto un certo numero di prodotti specifici e si aspettava di pagare un prezzo specificato.Se il venditore fornisce altri prodotti o servizi o cerca di aumentare il prezzo, l'acquirente avrà un documento che registra la sua offerta originale.Il venditore è protetto perché senza tale documento l'acquirente potrebbe richiedere merci e quindi rifiutare di accettarle o pagarle.
Possono esistere numerose fatture degli ordini di acquisto perché un acquirente può effettuare nuovi ordini prima che vengano riempiti gli ordini precedenti.Ad esempio, diciamo che la manutenzione di Charlie ottiene un contratto per sostituire un tetto.Charlie può utilizzare una fattura dell'ordine di acquisto per richiedere le forniture per il lavoro.Più tardi quel giorno, la manutenzione di Charlie potrebbe ottenere un altro contratto per riparare un dock.Le forniture necessarie per questo lavoro verrebbero probabilmente poste su una fattura di ordine di acquisto diverso.
Ciò evidenzia l'importanza del numero dell'ordine di acquisto.Ogni volta che le due parti comunicano, questo numero verrà generalmente utilizzato per eliminare la confusione.Ciò include quando vengono effettuate domande relative allo stato dell'ordine, quando vengono inviate gli avvisi di backorder e quando vengono emesse le fatture.