Cos'è un numero di ordine di acquisto?

Un numero di ordine di acquisto (PO) è un codice alfanumerico assegnato a una particolare richiesta di acquistare qualcosa.Molto spesso, i numeri di PO sono usati internamente dalle aziende per tenere traccia dei propri acquisti.Alcune aziende, tuttavia, assegneranno i codici a tutte le loro vendite e daranno numeri di PO ai propri clienti in modo che i clienti possano tenere traccia dei propri ordini.Questi codici possono essere in qualsiasi formato alfanumerico e molte aziende useranno lettere o numeri specifici per indicare determinate cose sull'ordine, come ciò che viene venduto, la posizione, l'acquirente e la data.

Utilizzare all'interno delle società

Molte aziende, un numero di ordine di acquisto viene assegnato dopo che un dipendente o un dipartimento presenta una richiesta per l'ordine di determinati beni o servizi.La richiesta di solito viene formalmente inviata a un agente di acquisto utilizzando quello che è noto come modulo di richiesta.Se la richiesta viene approvata, viene creato un ordine di acquisto e viene assegnato un numero di ordine di acquisto.A quel punto, l'ordine viene effettuato con un'altra società, che spesso registra il numero di PO degli acquirenti per l'inclusione sui dettagli dell'ordine.

Mentre il fornitore prepara una lista di spedizione o imballaggio per andare con l'ordine del cliente, il numero PO è in genere incluso nei dettagli.Ciò consente agli acquirenti che ricevono agente di verificare la quantità e il tipo di merci consegnate e confermare che la spedizione è associata a un ordine adeguatamente autorizzato.Il numero dell'ordine di acquisto appare anche sulla fattura e su qualsiasi altro documento che il venditore dà al cliente.Da questo punto di vista, il numero di PO accelera la programmazione del pagamento al venditore e consente di essere instradati alla merce al dipartimento adeguato.

Il numero di PO consente inoltre alla società di applicare il costo al budget del dipartimento che ha posto l'ordine.Fornisce inoltre al reparto contabilità pagabile la verifica che la spesa è legittima.Il pagamento può quindi essere reso al fornitore.

Formato

L'esatta costruzione e la durata di un numero di ordine di acquisto varieranno da una società all'altra.Molte aziende che operano in più siti utilizzeranno i primi caratteri del codice per identificare la posizione che ha effettuato l'ordine, come CHI per rappresentare una struttura a Chicago.I prossimi personaggi potrebbero identificare il dipartimento specifico che ha effettuato l'ordine, come RD per rappresentare il dipartimento di ricerca e sviluppo.Pertanto, il numero di PO per un ordine effettuato da un dipartimento di ricerca e sviluppo di compagni a Chicago potrebbe iniziare con Chird, seguito da altri personaggi alfanumerici che forniscono maggiori informazioni sull'ordine. Le aziende di solito strutturano i loro numeri di pola in qualunque modo funzioni meglio coni loro sistemi di tracciamento interno.Alcuni fanno anche uso di trattini o spazi, che possono aiutare quando solo determinati caratteri all'interno di un numero di PO devono essere letti per uno scopo specifico.In risposta all'ampia varietà di lunghezze e formati che possono essere utilizzati, molti fornitori configurano i campi nei loro database di tracciamento degli ordini per consentire un numero qualsiasi di caratteri mdash;anche 30 o più mdash;da utilizzare in un numero di ordine di acquisto.