Qual è una richiesta di offerta?

Conosciuta anche semplicemente come richiesta di offerta, una richiesta di offerta è una sollecitazione formale per un fornitore per presentare un'offerta a un potenziale cliente nella speranza di garantire l'attività di tale individuo, società o organizzazione senza scopo di lucro.A volte indicato come una richiesta di proposta o RFP, la richiesta di offerta include i termini e le condizioni che governerebbero il rapporto di lavoro, oltre a fornire prezzi che l'emittente probabilmente troverà desiderabile.Mentre le offerte possono essere in qualche modo informali, sono spesso ben documentate e strutturate in modo da consentire all'entità che richiede alle offerte di confrontare tutte le comunicazioni con relativa facilità.

Il processo per la creazione di una richiesta di offerta è relativamente semplice.L'entità emittente identifica quali prodotti sono necessari, include eventuali dettagli su applicazioni speciali o funzionalità richieste, quindi invita i fornitori selezionati a presentare un'offerta formale per l'azienda.Di solito, ci sono restrizioni su come l'offerta può essere presentata e una data di scadenza entro la quale l'emittente deve ricevere l'offerta per considerare.La mancata seguito delle linee guida messe in atto dall'emittente di solito porta all'esclusione automatica dalla considerazione una volta in corso la valutazione delle offerte ricevute.

al centro di qualsiasi richiesta di offerta è il prezzo per ogni bene o servizio che deve essere fornito ai sensi dei termini del contratto.Le citazioni dei prezzi dovrebbero essere chiare, concise e completamente rilevanti per le esigenze dichiarate e implicite dell'emittente di offerta.Mentre di solito c'è un po 'di spazio nella risposta affinché il fornitore includa altri dati, i prezzi dovrebbero essere sempre presentati su una singola matrice, preferibilmente su una singola pagina, se possibile.Non è insolito che la matrice sia strutturata come attaccamento al corpo principale della risposta.

Quando si decide come impostare la matrice dei prezzi e dove includere i dati nel corpo della risposta alla richiesta di offerta, è importante prestare molta attenzione al foglio della proposta di offerta o ad altri documenti creati dall'emittente.La matrice dei prezzi dovrebbe essere strutturata in modo da consentire all'emittente di seguire lo stesso flusso generale della richiesta durante la valutazione delle risposte.Se ci sono istruzioni specifiche su dove nella risposta per posizionare la matrice, assicurati che sia fatto.In questo modo aiuta a dimostrare l'occhio del fornitore per i dettagli e rendere più facile per l'emittente trovare rapidamente i dati che desidera rivedere durante il processo di selezione del fornitore finale.

In situazioni in cui la richiesta di offerta è molto semplice e non fornisce molti dettagli per la struttura e il posizionamento delle informazioni nella risposta, il convenuto potrebbe voler utilizzare una proposta di placca, nota anche come modello di proposta.Molte aziende mantengono piastre caldaie che possono essere rapidamente personalizzate con i prezzi e altre informazioni di base pertinenti a una richiesta di offerta specifica.Ci sono anche una serie di modelli di proposte generici disponibili per il download, alcuni di essi gratuitamente.Tuttavia, queste risorse generiche dovrebbero essere utilizzate solo quando il fornitore che emette la richiesta di offerta non sceglie di includere dettagli specifici su come strutturato la risposta.