Cos'è una richiesta di proposta (RFP)?

comunemente indicato come RFP, la richiesta di proposta è un documento utilizzato da molte organizzazioni per ricevere offerte di servizi o beni da potenziali fornitori.La struttura esatta per un RFP varierà da una situazione all'altra.Ciò significa che la formula per come scrivere una richiesta di proposta dipenderà molto dalla cultura dell'entità che sta emettendo la richiesta e ciò che sperano di imparare dalle risposte.Ecco alcuni esempi di elementi che si trovano in molte richieste di proposta indipendentemente dall'industria o dall'organizzazione coinvolta.

Come per molti sforzi di scrittura aziendale, inizierà una richiesta adeguata di proposta affermando lo scopo del documento.Questo di solito può essere riassunto in alcune frasi e consente ai candidati o alle parti invitati a presentare una proposta formale per sapere esattamente cosa sta cercando l'entità emittente in termini di servizi o merci.Anche i formati più casuali per un RFP includerà informazioni di questa natura.

Insieme a dichiarare lo scopo o la ragione della RFP, non è insolito che alcune informazioni generali sull'entità siano inclusi.Le informazioni di solito forniscono dettagli limitati sulle dimensioni dell'azienda, il numero di sedi attualmente mantenute e tutti i piani immediati per l'espansione che potrebbero influire sulle risposte dei richiedenti.Di solito, il dettaglio non è pensato per essere completo.Tuttavia, di solito è sufficiente consentire ai candidati di condurre ricerche da soli per espandere la loro comprensione delle esigenze della parte che emette la richiesta di proposta.

Nella struttura, una richiesta di proposta può essere molto ampia o molto dettagliata.Alcune richieste non sono più lunghe di una pagina e includono solo linee guida generali per l'invio, come alcune aree specifiche da affrontare, come presentare la proposta finita e la data in cui tutte le proposte sono dovute.Altri RFP forniscono sezioni specifiche e un formato che deve essere seguito senza fallimento.

Ci sono vantaggi di entrambi questi approcci alla formattazione della richiesta di proposta.L'ampio formato garantisce che le informazioni necessarie saranno contenute nel corpo della risposta, ma consente all'entità di avere un'idea di come ciascun richiedente si presenta quando consentito un grande margine di manovra nella risposta.Al contrario, un formato altamente strutturato dice al richiedente esattamente come organizzare i dati in un modo che sicuramente abbia un significato per l'entità emittente.Allo stesso tempo, la struttura completa consente di confrontare letteralmente le risposte di diversi intervistati fianco a fianco, scendendo nell'elenco delle sezioni una per una.

A seconda del tipo di servizio o delle merci coinvolte, la richiesta di proposta può contenere scenari di esempio che illustrano ciò di cui l'originatore della richiesta ha bisogno da un fornitore in situazioni di routine e di emergenza.Ad esempio, se la RFP è per i servizi di teleconferenziazione, il creatore potrebbe voler sapere se il fornitore può garantire la disponibilità di un particolare numero di porte o linee anche durante i periodi di picco.Il fornitore può anche affrontare questioni specifiche come l'implementazione di una rete di supporto per l'uso in caso di emergenza a vasta azienda o se il fornitore è in grado di gestire la pianificazione e l'esecuzione delle teleconferenze senza preavviso.

Le aziende o altre organizzazioni che devono emettere un RFP ma non sono sicure di come strutturare il documento al meglio possono iniziare il processo utilizzando una delle tante richieste gratuite di opzioni di modello di proposta trovate online.Questi modelli possono essere modificati secondo necessità.In alcuni casi, i modelli arriveranno con almeno una richiesta di esempio di proposta, che fungerà da guida per l'individuo o la squadra accusata della responsabilità di preparare l'RFP.