Cos'è una teleconferenza?

Una teleconferenza è una riunione o una conferenza tenuta tramite una connessione telefonica o di rete tra partecipanti in città remote o siti di lavoro.Esistono molti tipi di teleconferenze, con la forma più semplice che coinvolge l'uso di un telefono altoparlante in ogni posizione per condurre una conferenza audio.Riunioni di teleconferenza più sofisticate comportano lo scambio di audio, video e dati.Il termine Teleconference può anche riferirsi a un evento dal vivo che viene trasmesso via satellite in varie posizioni contemporaneamente.

Sebbene Teleconference sia un termine ampio che include una varietà di opzioni, le basi per tutte le teleconferenze comportano l'uso di apparecchiature di telecomunicazione, utenti in più sedi e comunicazione collaborativa tra i partecipanti.La conferenza audio di base è essenzialmente una teleconferenza.La grafica audio, un'altra forma di teleconferenza, consente ai partecipanti di condividere grafica, documenti e video oltre all'audio;e coinvolge attrezzature aggiuntive come tablet elettronici, scanner e terminali di dati vocali.

L'e -mail è un esempio comune di teleconferenza del computer.Attraverso l'uso di attrezzature aggiuntive, principalmente una telecamera TV, una teleconferenza video ricorda di più una riunione faccia a faccia, incorporando la possibilità di visualizzare i partecipanti in tutte le località.Molte aziende hanno una sala per videoconferenza adeguata permanentemente con le attrezzature necessarie.

I numerosi vantaggi della teleconferenza per le scuole e le imprese includono i risparmi nei tempi di viaggio e sui costi per portare tutti i partecipanti in una posizione.In caso di questione urgente, tenere una teleconferenza può essere molto più veloce che organizzare una riunione.Un altro vantaggio è che, a causa dell'accessibilità, una teleconferenza consente a grandi gruppi di partecipanti di sentirsi inclusi nelle riunioni e nel processo decisionale.Se necessario, una scuola o un'azienda può crittografare i segnali per garantire la sicurezza delle comunicazioni durante una teleconferenza.

Quando si sceglie l'attrezzatura per una teleconferenza, considerare diversi fattori.Se si utilizza una telecamera Web, testarla in anticipo per determinare che la fotocamera è a una distanza accettabile.Una linea telefonica cablata è la migliore per chiarezza.Se viene utilizzato un telefono cordless, preparati a modificare le frequenze in caso di interferenza durante la teleconferenza.

Il cellulare e gli altoparlanti dovrebbero essere usati come ultime risorse.I telefoni cellulari incontrano spesso interferenze e gli altoparlanti raccolgono il rumore di fondo e spesso producono echi.I microfoni sono utili per ridurre il rumore di fondo.

Una teleconferenza richiede regole specifiche di etichetta.Ogni partecipante dovrebbe annunciare quando si firma dentro e fuori da una teleconferenza.Le persone coinvolte dovrebbero parlare chiaramente e lentamente, evitare il discorso monotono e descrivere qualsiasi linguaggio del corpo importante per la conversazione.A causa della sensibilità delle attrezzature telefoniche, i partecipanti dovrebbero evitare rumori estranei come il pollice attraverso le scartoffie o toccare le dita o una matita.

È utile dal punto di vista del coinvolgimento utilizzare i nomi dei partecipanti durante la riunione.Spesso variano l'altoparlante in modo che l'attenzione non si perda.Chiedere regolarmente feedback o risposta.