Cos'è una politica di viaggio?

Una politica di viaggio è la raccolta organizzata di regole e regolamenti che un dipendente osserverà quando si impegna in un qualche tipo di viaggio per conto del proprio datore di lavoro.Una solida politica di viaggio dell'azienda fornirà istruzioni su quale tipo di spese verrà assorbita dall'azienda e quali le spese sono a carico del dipendente.In genere, i limiti sono fissati su determinati articoli di linea nella politica di viaggio d'affari, come l'indennità totale per i pasti al giorno, i costi delle sistemazioni in hotel, le auto a noleggio e le tariffe aeree e persino sulla quantità di denaro che può essere spendere per intrattenere i clienti.Una solida politica fornisce le risorse necessarie per svolgere l'attività, ma mantiene comunque i costi del viaggio di business entro il motivo.

In molti casi, la politica di viaggio aziendale è definita per iscritto e presentata a un dipendente prima di partire per un viaggio d'affari.L'idea è di assicurarsi che il dipendente comprenda quale tipo di spese l'azienda è disposta ad assumere e quali non sono consentite.Questo è in realtà un aiuto per il dipendente itinerante, poiché saprà se la società pagherà per un pasto ordinato dal servizio in camera o coprirà i costi di volare in prima classe piuttosto che nello stato di affari o pullman.In quel momento, il dipendente può determinare se andare con i servizi che l'azienda è disposta a sottoscrivere o aggiornare e pagare la differenza di tasca.

La politica di viaggio di un'azienda può includere la necessità di utilizzare fornitori specifici come parte dei piani di viaggio.Ad esempio, un'azienda può avere un piano di sconto con un dato fornitore di auto a noleggio, una compagnia aerea specifica o persino una particolare catena alberghiera.In questo caso, il dipendente potrebbe essere tenuto a utilizzare tali sconti quando e possibile.Scegliere di non utilizzare i programmi di sconto potrebbe significare che il datore di lavoro copre solo una parte delle spese aziendali.Ad esempio, se il dipendente decide di soggiornare in un hotel che non ha un accordo di sconto con il datore di lavoro quando l'hotel dall'altra parte della strada ha in atto quel tipo di accordo, il datore di lavoro può pagare solo una percentuale fissa della fattura dell'hotel,piuttosto che coprire l'intera spesa.

Sempre più le aziende utilizzano le carte di credito aziendali che vengono emesse ai dipendenti che viaggiano regolarmente.In questo caso, la politica di viaggio includerà un elenco di lavanderia di quale tipo di spese può essere addebitata sulla carta e quali spese devono essere gestite di tasca e presentate su un rapporto di spesa in seguito.Questo approccio può spesso beneficiare di entrambe le parti, poiché i dipendenti possono utilizzare la carta aziendale per le spese principali piuttosto che utilizzare il contante o le loro carte di credito personali e in attesa di un rimborso.Allo stesso tempo, l'azienda beneficia del fatto che alcuni dipendenti si concentreranno maggiormente sull'uso delle carte per le spese consentite e si astengono dal sostenere i costi che devono essere pagati di tasca.