Cos'è un rapporto ad hoc?

Un rapporto ad hoc è un rapporto che una persona crea in risposta a una richiesta specifica di informazioni, piuttosto che a intervalli impostati o come parte del reporting di routine.I supervisori possono richiedere tali rapporti per una serie di motivi e di solito fornire un lasso di tempo per il completamento, come una richiesta che il rapporto sia presentato entro la fine del giorno lavorativo.Sono disponibili strumenti per aiutare con la creazione di tali rapporti, a seconda della natura del business e della richiesta.

La frase latina "ad hoc" significa "per questo", facendo riferimento all'idea che il rapporto sia commissionato per uno scopo particolare,e copre un argomento specifico.Una richiesta per un rapporto ad hoc può comportare informazioni interne come dati di vendita, prestazioni dei dipendenti e così via.Può anche includere informazioni esterne, come i dati sulle mutevoli condizioni del mercato, le aspettative dei consumatori e altri argomenti.Quando viene presentata una richiesta per un rapporto ad hoc, dovrebbe includere una discussione dettagliata di ciò che è previsto nel rapporto.

I segretari e altri membri del personale amministrativo sono generalmente incaricati di questo tipo di lavoro.Raccolgono dati da database aziendali e ricerche esterne come la revisione di pubblicazioni commerciali e notizie.I programmi software hanno spesso modelli che le persone possono utilizzare per generare rapidamente report.Questi possono legarsi ai database per consentire la generazione di grafici, grafici e altre presentazioni visive dei dati, disegnando direttamente sul database piuttosto che costringere la persona a creare la presentazione da zero.

Alcuni motivi per chiedere un ad hocIl rapporto può includere piani esplorativi per lanciare nuovi prodotti e servizi, ricerche di mercato preliminari e preparazione per revisioni di pratiche e piani aziendali.In tutti i casi, i dati iniziali fungeranno da guida per il personale che deve prendere decisioni su come procedere.Il rapporto ad hoc può identificare questioni particolari e evidenzierà le attività da perseguire o evitare.Ad esempio, il rapporto può dimostrare che gli standard del settore stanno per cambiare, rendendo poco saggio investire in un sistema progettato per facilitare la conformità agli standard esistenti, perché la società dovrebbe essere aggiornata nel prossimo futuro.

Mentre un rapporto ad hocè ordinato in un breve periodo di tempo, deve ancora rispettare gli standard di presentazione professionale.Ciò include la correzione di bozze per errori di battitura, errori e leggibilità, formattare correttamente il documento e seguire eventuali standard interni stabiliti dalla Società per l'emissione di report.Avere un modello può aiutare in questo, poiché è possibile inserire informazioni nel modello per assicurarsi che il rapporto segue una struttura generale familiare.