Cos'è un flusso di lavoro di approvazione?

Un flusso di lavoro di approvazione è un processo aziendale che richiede l'approvazione di un altro dipendente, come un manager, prima di continuare o completare.I flussi di lavoro di approvazione di esempio includono avere un membro del dipartimento legale firmare una nuova pubblicità prima che vada a stampare o richiede l'approvazione del gestore per le spese dei dipendenti che superano un determinato importo.Molte aziende utilizzano software di flusso di lavoro aziendale per automatizzare i flussi di lavoro di approvazione.

I flussi di lavoro di approvazione possono essere specifici quanto necessario.I criteri per un processo di flusso di lavoro di approvazione possono includere importi delle transazioni, il potenziale valore di una vendita e il tipo di dipendente che gestisce l'attività.Altre questioni che possono innescare un'approvazione includono il periodo di tempo in cui un dipendente ha lavorato per l'azienda o la natura del compito che un dipendente sta svolgendo.Criteri multipli possono essere combinati anche per attivare un'approvazione.

All'interno del software del flusso di lavoro, un flusso di lavoro di approvazione può attivare una serie di avvisi.La persona che deve concedere l'approvazione può ricevere un'e-mail, un messaggio di testo, un avviso pop-up o un messaggio all'interno del software stesso.Il compito o il documento che necessitano di approvazione possono essere congelati fino a quando non è disponibile o può rimanere disponibile per la modifica da parte di altri.L'approvazione può approvare la richiesta, negarla o trasmetterla a un altro dipendente.In alcuni sistemi, un flusso di lavoro di approvazione può richiedere più approvazioni.Ad esempio, una volta che un gestore approva un contratto, può quindi richiedere l'approvazione da parte di un avvocato della società.

Le eventualità multiple dovrebbero essere prese in considerazione durante la costruzione di un flusso di lavoro di approvazione.Ad esempio, le approvazioni dovrebbero avere scadenze, dopo di che il punto la richiesta di approvazione viene trasmessa a un altro potenziale approvato.Le scadenze dovrebbero tenere conto della priorità dell'attività e di altre scadenze connesse.Ad esempio, se un grafico deve essere alla stampante entro venerdì per essere pronto per una prossima fiera, il flusso di lavoro di approvazione completo relativo a tale grafica deve completare entro venerdì.Il software del flusso di lavoro dovrebbe anche essere a conoscenza delle vacanze degli approvatori e dei giorni di malattia, quindi le richieste di approvazione non languono.

Un flusso di lavoro di approvazione può aggiungere valore a un flusso di lavoro creativo o commerciale esistente.Può creare coerenza richiedendo sempre l'approvazione quando sono soddisfatte determinate condizioni, invece di fare affidamento sulla memoria umana per ricordare quando e da chi cercare l'approvazione.Un flusso di lavoro di approvazione può anche garantire che i nuovi dipendenti inesperti non commettano errori costosi.Può aiutare a garantire che i dipendenti senza scrupoli non possano elaborare le vendite fasulle o bypassare anche le procedure stabilite.