Cos'è un segretario automatizzato?

Un segretario automatizzato è un dispositivo che instrada le chiamate in un ufficio.Questi dispositivi sono spesso utilizzati dalle piccole imprese come un modo per fornire un filtro di base tra l'ufficio e le telefonate indesiderate, come telemarket o numeri sbagliati.Le aziende più grandi avranno spesso un segretario della vita reale per svolgere questa funzione, rendendo ridondante il segretario automatizzato.Questo termine è spesso usato sinonimo di segretario virtuale, ma i due sono in realtà molto diversi.Un segretario virtuale è una persona reale, proprio non presente all'interno dell'azienda stessa.

Nella maggior parte dei casi, un segretario automatizzato è una piccola scatola che si collega alla linea telefonica tra il telefono e il muro.Quando un numero noto e approvato chiama la linea, il segretario consentirà alla chiamata di andare direttamente al telefono.Se un numero non approvato, sconosciuto o limitato, il segretario automatizzato lo intercetterà.

In generale, un'intercettazione di questo tipo significa che un sistema automatizzato risponde alla chiamata e richiede informazioni di base dal chiamante.Dopo aver ricevuto risposte alle sue domande, il dispositivo chiamerà il telefono connesso e trasmetterà tali informazioni al ricevitore e Mdash;Chi ha quindi la possibilità di prendere la chiamata.Se il numero è noto come cattivo o il ricevitore nega la chiamata, la chiamata verrà invece indirizzata alla posta vocale o semplicemente disconnessa.

Un errore comune è supporre che un segretario virtuale e automatizzato sia la stessa cosa.Un segretario virtuale è un appaltatore indipendente che opera come segretario da una posizione remota.In genere, questi lavoratori avranno un ufficio a casa e svolgeranno un lavoro di segreteria comune, spesso per diverse aziende.Le attività comuni includono la risposta al telefono, la trascrizione di lettere o discorsi registrati e la realizzazione di accordi di viaggio.

Anche se i due tipi di segretari sono molto diversi, hanno una metodologia generale simile.Rimuovendo sia lo spazio che il costo di un segretario tradizionale, un'azienda è in grado di correre con un sovraccarico molto più basso.Ciò consente a un'azienda di funzionare a un livello in cui potrebbe essere fallito sotto il sistema tradizionale.Inoltre, l'utilizzo delle funzionalità del telefono automatizzato di un segretario virtuale consentirà spesso a un'azienda di apparire più grande e meglio organizzata.

Nel caso del segretario virtuale, l'outsourcing del lavoro offre ulteriori vantaggi.Un singolo lavoratore può lavorare per un certo numero di aziende contemporaneamente, piuttosto che essere costretto a un unico lavoro part-time.Inoltre, lavorare da casa consente alle persone con bambini piccoli, disabilità o programmi imprevedibili per continuare a operare nella forza lavoro.