Cos'è un rapporto di eccezione?

Un rapporto di eccezione è un tipo di rapporto di riepilogo che identifica qualsiasi evento al di fuori dell'ambito di quello che è considerato un intervallo normale.Rapporti di questo tipo sono impiegati in una serie di contesti, incluso il processo di riconciliazione dell'inventario, indagine sulla gestione del progetto e persino valutazioni dei dipendenti.L'obiettivo del rapporto è identificare eventuali fattori che non sono considerati all'interno di parametri accettabili, rendendo possibile intraprendere azioni che aiutano a ridurre al minimo o eliminare le eccezioni e aumentare l'efficienza complessiva.

Per quanto riguarda la riconciliazione dell'inventario, il rapporto di eccezione è spesso essenziale per il compito di identificare le differenze tra un inventario fisico e l'inventario presentato nei database di inventario.Nel tempo, gli errori possono insinuarsi in quasi qualsiasi tipo di inventario, rendendo necessario apportare modifiche che riflettono la quantità effettiva di merci a portata di mano.Ciò non solo semplifica la regolazione dell'ordinamento di nuovi articoli in modo che una quantità adeguata di forniture sia mantenuta a portata di mano, ma consente anche di mantenere l'inventario accurato per la valutazione delle tasse.

ad esempio, molti impianti di produzione mantengonoCiò che è noto come un negozio di società che è responsabile dell'emissione di parti e di altri componenti necessari per il funzionamento dei macchinari sul pavimento dell'impianto.I manager di quel negozio in genere conducono ciò che è noto come conteggio del ciclo, inventando fisicamente di tutto, dalla vite più piccola ai componenti motori ad alto costo che vengono utilizzati per mantenere e riparare l'attrezzatura di produzione.Quando si scopre che il numero di unità che mostrano nel database dell'inventario non corrisponde a questo conteggio fisico, una voce viene effettuata su un rapporto di eccezione.Ciò consente di tornare indietro e determinare se una spedizione ricevuta di quella parte non è stata aggiunta al database o se alcuni esborsi dall'inventario fisico non sono stati registrati correttamente.In alcuni casi, il rapporto di eccezione può anche mettere in evidenza il cancellazione delle forniture, spingendo un aumento delle misure di sicurezza che aiutano a ridurre al minimo la perdita per l'azienda.

Oltre ad aiutare a conciliare diversi tipi di inventari, un rapporto di eccezione può anche essere utile nel compito della gestione del progetto.In questo scenario, il rapporto mette in evidenza le attività in attesa che sono ancora in sospeso, anche se è passata la data di completamento prevista per tale attività.Notando l'eccezione, è possibile rinnovare il programma delle attività per il progetto per compensare la discrepanza e rimettere in pista il progetto.

Anche nel settore delle valutazioni dei dipendenti, può essere utile un rapporto di eccezione.Qui, l'idea è di identificare qualsiasi evento relativo al dipendente che non rientrano nell'ambito delle aspettative di base associate alla posizione di lavoro.Le eccezioni possono riguardare i guasti delle prestazioni o le prestazioni che vanno al di là della solita posizione lavorativa.Ad esempio, il dettaglio del rapporto di eccezione può indicare che il dipendente ha bisogno di ulteriore formazione in determinate aree o identificare situazioni in cui il dipendente è stato in grado di assumere compiti extra mentre un collega era malato, aiutando efficacemente le operazioni commerciali a continuare con poco aNessun cambiamento nella produttività.A seconda della natura delle questioni documentate nella relazione sulle eccezioni, il dipendente può essere raccomandato per la formazione correttiva o essere presentato con un encomio per fornire ulteriori servizi a un datore di lavoro, gestendo ancora efficacemente i propri compiti assegnati.