Cos'è la posta automatizzata?
La posta automatizzata è uno strumento aziendale che consente di elaborare grandi volumi di posta con relativa facilità.Alcune aziende fanno uso di attrezzature e personale per gestire l'elaborazione della posta su questa scala, mentre altre società esternalizzano queste funzioni ai fornitori che si concentrano specificamente sulla gestione di campagne dirette, la distribuzione regolare di pezzi di posta ai clienti e altri progetti in corso.Il punto della posta automatizzata è elaborare la posta in modo rapido ed efficiente, riducendo così le spese associate alla creazione e alla distribuzione di ciascuna unità.
Un esempio di utilizzo della posta automatizzata è nella creazione e nell'esecuzione di una campagna di direct mail.Al fine di accelerare il processo di spedizione di grandi volumi di pezzi promozionali come lettere o cartoline, il creatore spesso userà metodi elettronici per affrontare, ordinare e altrimenti preparare i pezzi per la mailing.Questi includono la scansione della posta, la creazione di fax di accompagnamento e messaggi di posta elettronica come parte della campagna e la distribuzione di questi formati elettronici insieme ai pezzi direct mail.
Il software viene utilizzato per generare etichette postali o per stampare nomi e indirizzi dei destinatari sui pezzi stessi.Le macchine di ordinamento consentono di separare i pezzi per codice postale, il che a sua volta rende più facile utilizzare le tariffe di posta in blocco.Molte strategie di posta automatizzate utilizzano anche la tecnologia di stampa laser per applicare la quantità appropriata delle spese di spedizione come parte del processo di smistamento, consentendo ai pezzi di essere pronti per spedire in un periodo di tempo relativamente breve.
Il vantaggio della posta automatizzata è che è possibile preparare e inviare decine di migliaia di pezzi di posta in una frazione del tempo necessario per preparare quegli stessi pezzi a mano.A seconda della natura dei pezzi di posta, l'utilizzo di strumenti automatizzati consentirebbe a un'azienda di elaborare più pezzi in un'ora rispetto a un team di dieci o quindici persone potrebbe elaborare in diversi giorni lavorativi.Ciò si traduce in sostanziali risparmi per l'azienda, oltre a liberare preziose risorse del personale per concentrarsi su altri importanti aspetti dell'operazione.
Mentre alcune aziende scelgono di creare la propria struttura di ordinamento della posta, altre scelgono di utilizzare i servizi di posta automatizzati per gestire le loro campagne di direct mail e altri invii di massa.Molte di queste aziende mantengono elenchi per i loro clienti, nonché prove di documenti preparati per le campagne precedenti.Ciò consente al cliente di mettere rapidamente insieme una nuova campagna di direct mail utilizzando elementi di precedenti mailing di massa, con un costo relativamente scarso.Poiché molti di questi servizi addebitano una tariffa forfettaria per pezzo che include la stampa, la prova, l'indirizzo, l'applicazione delle spese postali e persino la consegna all'ufficio postale, è molto facile calcolare il costo del progetto postale in pochi minuti.
Un altro vantaggio dell'utilizzo di un servizio di posta automatizzata è che molti offrono sconti sul volume.Poiché il cliente sceglie di inviare più copie dello stesso pezzo, la tariffa per posta diminuisce.Ciò può consentire alle aziende di perfezionare ulteriormente i loro costi per la pubblicità diretta o persino di inviare pezzi di posta ai clienti esistenti su base continuativa.