Cos'è l'automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi aziendali, o BPA, è una strategia utilizzata per ottimizzare e semplificare i processi essenziali utilizzati per gestire un'azienda, utilizzando la tecnologia più recente per automatizzare le funzioni coinvolte nello svolgimento di tali processi.L'idea alla base di BPA è quella di consentire all'azienda di ricevere il massimo beneficio utilizzando tutte le risorse disponibili per il massimo vantaggio, mantenendo i costi operativi il più bassi possibile.In questo modo aiuta a consentire all'azienda di generare maggiori profitti e ottenere un livello di stabilità che sarebbe difficile da realizzare senza l'uso dell'automazione.

Mentre esistono diversi approcci all'automazione dei processi aziendali, la maggior parte delle strategie identifica tre fasi essenziali che devono aver luogo per far sì che l'automazione abbia successo.Il primo stadio è noto come Orchestrazione .Durante questa fase, i manager lavorano con professionisti dell'automazione, come gli sviluppatori di tecnologie dell'informazione, per valutare le esigenze dell'azienda, esplorare le specifiche di ciascun settore delle attività commerciali e identificare dove la tecnologia può semplificare i passaggi coinvolti in ciascuno di quei settori.Durante l'orchestrazione, tutte le parti coinvolte cercano anche di determinare come ciascun settore può essere interconnesso in modo più efficiente con l'uso dell'hardware e del software giusto e, a sua volta, hanno un impatto positivo sullo sforzo di produzione complessivo.È qui che la strategia di automazione è definita e preparata per l'implementazione all'interno della cultura aziendale.

Dopo l'orchestrazione, la prossima fase dell'automazione dei processi aziendali è nota come Integrazione .Durante questa fase, ogni dipartimento all'interno dell'azienda viene introdotto in modo incrementale alla nuova tecnologia.Una volta che i progressi sono in atto e funzionano, viene affrontato il prossimo dipartimento nel processo di implementazione, con la sequenza che continua fino a quando tutti i settori dell'azienda non sono coinvolti nell'automazione.Questo approccio incrementale consente di identificare e attuare rapidamente eventuali problemi operativi imprevisti che si materializzano a livello di reparto, prima di ampliare l'automazione per includere più dipartimenti.Idealmente, ciò significa che quando l'implementazione è completa, ogni dipartimento risponde favorevolmente con una maggiore produttività a seguito dei nuovi processi automatizzati.

La fase finale dell'automazione dei processi aziendali viene talvolta definita Integrazione dinamica o Esecuzione .Questa è la fase in cui i processi automatizzati ora stabiliti all'interno di ciascun dipartimento sono ulteriormente integrati per fornire dati ad altri dipartimenti.Ad esempio, in una situazione di automazione dei processi aziendali completamente funzionali, i dati del dipartimento di vendita fluiscono automaticamente ai crediti, che a loro volta condividono i dati sugli ordini fatturati con le vendite, vari livelli di gestione e altri all'interno dell'organizzazione che necessitano di accedere a tali dati.L'esecuzione a questo livello crea anche un flusso a due vie di dati, consentendo ai venditori e ai responsabili delle vendite di ottenere facilmente dati sugli ordini effettuati dai loro clienti, comprese le date di spedizione, le date di fatturazione e quando sono state pagate tali fatture.

Le aziende di qualsiasi dimensione possono beneficiare dell'uso dell'automazione dei processi aziendali.Supponendo che i processi automatizzati aiutino a svolgere funzioni in modo più efficiente dei processi manuali, la società riduce le spese operative ed è posizionata per fornire un prodotto a un costo inferiore.Questo a sua volta significa che viene guadagnato un maggiore profitto da ciascuna unità venduta, un fattore importante per il successo di quasi qualsiasi impresa.