Cos'è la trascrizione aziendale?

La trascrizione aziendale è un documento che fornisce una registrazione permanente di ciò che è accaduto in una riunione di lavoro di qualche tipo.Molte aziende richiedono questo tipo di trascrizione per una vasta gamma di riunioni, tra cui relazioni con gli investitori o riunioni sugli utili o come record degli eventi in un consiglio o come riunioni del consiglio di amministrazione.Ciò che distingue una trascrizione aziendale da altre forme di registri permanenti è che i dettagli sono generalmente nella forma di una recitazione alla lettera di ciò che è stato detto nell'incontro, rispetto a mantenere i minuti che condensano e essenzialmente riassumono gli eventi.

L'uso della trascrizione aziendale si trova con le riunioni tenute in una vasta gamma di ambienti.Questi includono riunioni faccia a faccia in luoghi fisici, nonché riunioni tenute per mezzo di una teleconferenza o persino una conferenza basata sul web.Nei decenni passati, i trascritisti che erano stati addestrati a usare stenografia avrebbero spesso preparato una copia scritta degli eventi che si verificano durante l'incontro, quindi usavano le note di scorciatoia per preparare una trascrizione completa in seguito.Più recentemente, l'approccio richiede una registrazione audio dell'evento e quindi utilizzando quella registrazione per preparare la trascrizione del business digitata.

Oltre all'utilizzo della trascrizione aziendale per riunioni di alto profilo, può anche essere utile con la creazione di record permanenti dettagliati per altri eventi.Ad esempio, un responsabile delle vendite nazionale o regionale può scegliere di ordinare una trascrizione per conferenze settimanali o mensili condotte con altri membri del personale di vendita all'interno dell'organizzazione.Allo stesso modo, la preparazione di una transazione commerciale per le riunioni detenute dai membri di un comitato di progetto può anche aiutare a creare una registrazione permanente di ciò che è stato discusso nella riunione e in quale contesto.

Mentre molte aziende gestiscono il processo di trascrizione aziendale internamente, è anche possibile utilizzare servizi di trascrizione indipendenti al fine di gestire il processo.Molte società di telecomunicazione che forniscono prodotti di conferenza basati su audio e web offrono anche questo tipo di servizio.Un documento scritto viene preparato dalla registrazione audio della riunione, quindi trasmesso a un contatto chiave all'interno dell'organizzazione del cliente.La maggior parte dei provider presenterà la trascrizione in uno dei diversi modi, in base alle esigenze del cliente.La presentazione può essere sotto forma di un documento elettronico allegato a un'e-mail, un documento pubblicato su un sito sicuro per il recupero da parte di persone con l'autorizzazione corretta o persino la preparazione e l'ollitura di un CD-R contenente il file elettronico.

L'importanza della trascrizione aziendale non può essere sopravvalutata.Poiché la trascrizione includerà dettagli completi su chi ha detto cosa in una riunione, i dettagli possono spesso essere molto utili per stabilire un contesto per le dichiarazioni fatte.Ciò può essere particolarmente importante quando si utilizza la trascrizione al fine di risolvere i problemi che incidono sul funzionamento dell'azienda, comprese eventuali problemi legali che possono sorgere ad un certo punto dopo l'incontro.