Cos'è l'assemblaggio dei documenti?

L'assemblaggio del documento è il processo di creazione di documenti elettronici utilizzando segmenti di documenti preesistenti per compilare o assemblare un nuovo documento.Questo processo può essere gestito manualmente o utilizzare vari tipi di software per combinare automaticamente i modelli con le origini dati come mezzo per assemblare il nuovo documento.Questo processo può essere utilizzato con successo con tutto, dalla creazione di un nuovo contratto alla preparazione delle lettere per una nuova campagna di vendita.

Il processo effettivo dell'assemblaggio del documento prevede l'uso del software di elaborazione testi come strumento di base per la creazione del nuovo documento.Nel suo approccio più semplice, ciò comporta l'uso di un documento vuoto come punto di partenza per il progetto.Il compilatore apre quindi altri documenti di elaborazione testi che sono già in archiviazione, localizzando sezioni o segmenti che sono rilevanti ai fini del nuovo documento.Gli strumenti inclusi nel prodotto software consentono quindi al compilatore di copiare il testo desiderato dai documenti più vecchi e incollare lo stesso testo sul nuovo documento.Il compilatore può anche aggiungere un testo fresco per aiutare a legare tutti i segmenti incollati in un flusso di informazioni coerente e logico, regolare le dimensioni dei caratteri, i colori e i tipi per soddisfare lo scopo del nuovo documento, quindi salvare e memorizzare il documento fino a quando non è necessarioper la distribuzione.

Mentre il processo di assemblaggio di documenti può essere gestito manualmente, è anche possibile utilizzare le opzioni software avanzate per recuperare automaticamente i dati in archiviazione e importarli nel nuovo documento.Ad esempio, se un team di vendita voleva preparare lettere che annunciano il rilascio di un nuovo prodotto alla sua base di clienti esistente, il corpo del nuovo modello di lettere potrebbe essere assemblato importando testo da una brochure di vendita.Un altro documento potrebbe fornire la copia elettronica della società Masthead.Per completare il progetto, il software di assemblaggio di documenti accede quindi al database delle vendite e importa i nomi dei clienti e gli indirizzi nei campi corretti sul nuovo modello di lettere.A quel punto, le lettere possono essere stampate o inviate come e -mail a tutti i clienti.

Uno dei vantaggi dell'assemblaggio dei documenti è che l'approccio può risparmiare molto tempo.Ad esempio, la preparazione di un gran numero di lettere di vendita per la distribuzione potrebbe richiedere ore o addirittura giorni, a seconda della quantità di lettere che devono essere affrontate e stampate.Utilizzando il software per gestire il processo di assemblaggio, quello che altrimenti sarebbe un progetto tutto il giorno può essere completato in due ore o meno.Da questo punto di vista, l'assemblaggio dei documenti aiuta ad aumentare la produttività, che alla fine consente all'azienda di essere più redditizia.