Cos'è l'automazione dei documenti?
L'automazione dei documenti è il processo attraverso il quale i documenti del computer vengono creati in modo semiautomatico.Questo tipo di software è ampiamente utilizzato da aziende, entità legali e chiunque produca una vasta gamma di documenti.Un documento viene generalmente creato utilizzando un modello con domande e aree che possono essere facilmente scambiati e modificati.Mentre è buono per alcune applicazioni, altre troveranno l'automazione dei documenti non è così utile nella produzione di documenti.
L'automazione dei documenti inizia con un modello.Ad esempio, se una società legale è contratta per scrivere un contratto di locazione, viene utilizzato un modello di documento di leasing.Questo modello ha tutto il testo richiesto per renderlo ufficiale, insieme alle aree in cui la società può apportare rapide modifiche per personalizzare il modello per le esigenze specifiche dei clienti.
Un modo in cui queste modifiche vengono apportate nell'automazione dei documenti sono attraverso le domande.Queste domande sono mirate alla forma o al modello e vengono realizzate in modo che il modulo venga immediatamente modificato per le esigenze del cliente.Una domanda su un documento di prestito, ad esempio, potrebbe essere se il prestito duri 10, 20 o 30 anni.Tutte le aree in cui queste informazioni sono applicabili verranno modificate per coordinarsi con la risposta data.
Esistono anche aree in cui lo scrittore può cambiare rapidamente il testo.Questo viene spesso usato per compilare il nome e le informazioni di contatto del cliente.Possono anche essere usati menu a discesa che mostrano esempi di scrittura di scorta.La grafica potrebbe anche essere in grado di essere manipolata, soprattutto se il programma di automazione dei documenti è realizzato per le aziende, poiché un'impresa probabilmente vorrà aggiungere il suo logo al documento.Avendo un'area in cui la grafica può essere aggiunta e modificata, l'azienda può aggiungere un logo con pochi clic.
L'automazione dei documenti viene generalmente realizzata come programma autonomo o un componente aggiuntivo.Ciò consente all'utente di attenersi al suo programma preferito e di utilizzare semplicemente le funzionalità di automazione per l'assemblaggio dei documenti o utilizzare un programma completamente diverso che potrebbe avere caratteristiche mancanti di altri programmi.In entrambi i casi, il computer degli utenti deve essere in grado di gestire le esigenze di memoria e di elaborazione del programma se il software di assemblaggio deve funzionare correttamente.
La maggior parte delle aziende troverà utile il software di assemblaggio di documenti, ma ce ne sono alcune che non lo faranno.Se un'azienda è dedicata alla scrittura a mano ciascun documento e a rendere ognuno diverso, l'automazione del processo non sarà utile.Se la maggior parte dei documenti realizzati non può essere applicata a un modulo perché ognuno è sostanziale diverso, anche l'automazione dei documenti non è utile.