Cos'è l'approvvigionamento elettronico?
L'approvvigionamento elettronico è il processo di acquisto di materiali su Internet.La definizione effettiva di approvvigionamento elettronico è l'uso di sistemi informatici elettronici per gestire l'intero processo di approvvigionamento, dall'acquisto al pagamento.L'opposto dell'approvvigionamento elettronico è il commercio elettronico.Nel commercio elettronico o nel commercio elettronico, la società ospita un sito Web e infrastrutture per consentire ai clienti di acquistare materiali online.Un processo di approvvigionamento elettronico è l'uso del sito Web di commercio elettronico di un'altra società.
Per impostare gli appalti elettronici, ci sono tre elementi che devono essere risolti: processi aziendali, integrazione con il sistema contabile e supporto.Il motivo principale per attuare questo tipo di approvvigionamento è il risparmio sui costi per l'organizzazione acquisti.Le maggiori efficienze riducono il tempo e il livello di sforzo del personale richiesti per aggiornare manualmente il sistema di acquisto, nonché gestire il processo di contabilità.
Esistono due processi aziendali utilizzati: centralizzati e decentralizzati.In un modello centralizzato, gli utenti selezionano le loro merci da uno strumento di acquisto online o inseriscono i dettagli della loro richiesta di acquisto completando un modulo online.Queste richieste sono indirizzate al personale degli appalti centrali, che le esaminano, aggiungono account interni, selezionano il fornitore e quindi inviano l'ordine di acquisto.Il ruolo principale del personale di approvvigionamento è garantire che il fornitore appropriato sia selezionato e raggruppa gli ordini simili insieme.
In un modello decentralizzato, ogni individuo o dipartimento può utilizzare lo strumento online per creare ordini di acquisto per beni o servizi richiesti.Questi ordini vengono inviati direttamente al fornitore.Non vi è alcuna interazione con il dipartimento degli appalti interni.
La stragrande maggioranza delle aziende con le risorse per supportare gli appalti elettronici sono abbastanza grandi da avere un sistema ERP (Enterprise Resources Planning) o Integrated Accounting System.Questi tipi di sistemi incorporano tutte le funzioni amministrative dell'azienda insieme, consentendo una maggiore flessibilità e delega di responsabilità.Il modulo di approvvigionamento è in genere integrato nel sistema contabile, consentendo l'elaborazione di ordini di acquisto e pagamenti per la fattura tramite entrambi i moduli.
L'approvvigionamento elettronico richiede personale di supporto sia internamente che a livello di fornitori.Alcune aziende creano un dipartimento di servizi clienti dedicato alla formazione, alla documentazione e al supporto per il sistema elettronico.Altri integrano tutte le funzioni amministrative in un singolo gruppo di supporto.Si prevede che gli appalti elettronici subiranno una crescita costante nei prossimi 5-10 anni, poiché le aziende cercano di ridurre le inefficienze, aumentare l'uso della tecnologia e migliorare i processi aziendali.Esiste una serie di società di software specializzate in questo campo.Inoltre, molte società di software contabili stanno aggiungendo questa funzione alla loro offerta standard per soddisfare la domanda dei clienti.