Cos'è l'amministrazione dell'ufficio esecutivo?

Un dirigente è generalmente qualcuno che ricopre una posizione di livello superiore in un'azienda, come un manager o un vicedirettore.L'amministrazione si sta occupando delle esigenze di quella persona e le esigenze che l'esecutivo deve soddisfare per svolgere correttamente il proprio lavoro.In genere, l'amministrazione degli uffici esecutivi si traduce a prendersi cura delle esigenze dell'ufficio e alcune esigenze personali di un dipendente di alto livello in modo che possa eseguire con successo il lavoro.Tale tendenza potrebbe coinvolgere molte cose diverse.

Quando le persone guardano ai programmi di formazione sull'amministrazione degli uffici esecutivi, viene spesso detto che questi li prepareranno a gestire piccoli uffici o ad assumere posizioni di livello inferiore come il segretario o l'assistente amministrativo.La quantità di personale in un ufficio potrebbe dettare posizione e responsabilità e alcune persone gestiscono un intero ufficio con un titolo come il segretario esecutivo.L'amministrazione non si traduce necessariamente nella gestione di un ufficio, che è una distinzione importante da fare quando le persone scelgono carriere.

In sostanza, qualsiasi personale di supporto nell'ufficio del dirigente sta eseguendo una sorta di amministrazione degli uffici esecutivi.I lavori che potrebbero essere intrapresi o realizzati quotidianamente includono la risposta ai telefoni, l'assunzione di messaggi e la presa di appuntamenti.Qualsiasi lavoratore dell'ufficio potrebbe usare la scorciatoia per registrare lettere dettate e quindi digitarle, correggere, ottenere una firma e inviarle.La maggior parte degli uffici deve anche tenere registrazioni delle loro attività e assistenti amministrativi o segretari potrebbero essere incaricati di mantenere un file system, presentare tutti i record e estrarre file necessari, come sono richiesti.

La presentazione non è necessariamente su cartaaltro, e l'amministrazione dell'ufficio esecutivo probabilmente utilizzerà diversi programmi per computer aziendali per mantenere determinati record.Allo stesso modo, mentre in passato rispondendo ai telefoni e alla scrittura delle lettere potrebbe essere stata la fonte di comunicazione più comune, una persona che lavora nell'amministrazione dell'ufficio esecutivo oggi potrebbe inviare messaggi di testo, tweet o comunicazioni via e -mail alle persone all'interno o all'esterno dell'ufficio.È ancora probabile che le persone che fanno parte del team di amministrazione dell'ufficio esecutivo possano avere un contatto diretto con il pubblico o con altri nel settore che si fermano dall'ufficio per le riunioni o per parlare con l'esecutivo e alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di eseguire interferenzePer quell'esecutivo se non è disponibile per visite o riunioni lunghe.

Parte di questa amministrazione sta vedendo le esigenze dell'esecutivo.Questi possono includere il mantenimento di calendari per lui o lei, la preparazione o l'annullamento degli appuntamenti e la pianificazione dei piani di trasporto e di viaggio come richiesto.Il lavoro potrebbe anche comportare compiti personali come comunicare date e orari con la famiglia del dirigente o raccogliere cose come il lavaggio a secco.

Nella parte superiore dell'amministrazione degli uffici esecutivi è la direzione e questi dipendenti possono partecipare a tutte le attività sopra elencate, gestendo al contempo l'ufficio e qualsiasi dipendente.Ciò potrebbe significare che fungono da supervisori, hanno il potere di assumere, incendi o disciplina e tengono riunioni o altre comunicazioni con i dipendenti per mantenere l'ufficio in funzione senza intoppi.Per tutti i livelli di dipendenti in questi uffici, l'obiettivo è lavorare in modo professionale ed efficiente per supportare il lavoro dell'esecutivo.Chiaramente, il tipo di lavoro può variare con il titolo e il tipo di società di ciascun dirigente per la quale sono impiegati impiegati e dirigenti.