Cos'è la gestione delle spese?

La gestione delle spese è un processo per tenere traccia delle spese dei dipendenti o, in caso di lavoro autonomo, per la gestione personalmente delle spese associate al fare affari.Avere tali sistemi in atto è importante per documentare correttamente le spese su documenti come le dichiarazioni fiscali oltre a revisione dei dipendenti per assicurarsi di rispettare le politiche aziendali sulle spese.Numerose aziende producono software di gestione delle spese per assistere a questo processo, rendendo più facile tenere traccia corretta delle spese.

In aziende di qualsiasi dimensione, i dipendenti possono sostenere spese per conto della società come parte del loro lavoro.Alcune aziende consentono ai dipendenti di farlo solo con l'autorizzazione, come quando un piccolo imprenditore invia un dipendente al negozio di forniture per ufficio per soddisfare un'esigenza specifica.Altri possono fornire ai dipendenti conti di spesa, consentendo loro di utilizzare i fondi per scopi preaduriti senza prima verificare.In entrambi i casi, è necessaria una gestione delle spese.

I dipendenti inviano la documentazione per tutte le spese che sostengono.Ciò include una rottura dettagliata, che mostra come hanno speso i soldi e come si applica al business.Le spese possono includere intrattenimento per i clienti, cibo e alloggi per viaggi di lavoro, noleggi di auto, tariffa aerea e così via.La società può controllare le spese per assicurarsi che siano entro limiti ragionevoli, come le compagnie per i pasti.Le persone che rivendicano spese eccessive o insolite possono essere soggette a stretto controllo e potrebbero avere privilegi revocati se la società ritiene che le loro spese siano violente.I contabili o il personale delle risorse umane possono impostare profili per ciascun dipendente per tenere traccia delle spese.Il software semplifica la ricerca di una cronologia precedente, le modifiche a tracciare le spese relative a eventi particolari.In caso di audit, il personale può valutare i profili dei dipendenti per segni di attività fraudolente, come entrate raddoppiate, richieste di spese aziendali quando i dipendenti erano in viaggi personali e così via.

Per le persone autonomi, la gestione delle spese è importante perMantenere i costi e tenere traccia delle spese correttamente per le tasse.Queste spese possono essere trattate come detrazioni fiscali, purché la documentazione sia tenuta a portata di mano e sono adeguatamente classificate.Alcune categorie di spese, come l'intrattenimento, sono soggette a un attento esame da parte delle autorità fiscali e i programmi di gestione delle spese possono fornire suggerimenti e trucchi per ridurre la possibilità di un audit fiscale, come le spese di segnalazione che sembrano sproporzionatamente alte rispetto ad altre speseo reddito.