Cos'è il supporto del front office?

Il supporto del front office comporta una serie di compiti di lavoro necessari per mantenere le operazioni quotidiane di un'azienda che funzionano senza intoppi.Queste attività spesso includono il fielding di telefonate dei clienti ai dipartimenti adeguati, la risposta alle domande dei clienti, la presentazione di documenti, l'inserimento dei dati in programmi di software per computer pertinenti e l'elaborazione di transazioni finanziarie.Vari tipi di lavori di supporto del front office sono personalizzati per diverse aziende e organizzazioni.I front offici medici, legali, educativi e delle piccole imprese hanno ciascuno responsabilità uniche, sebbene lo scopo generale di un front office sia quello di presentare un'immagine professionale ed efficiente dell'organizzazione al pubblico.

Vari lavori di front office includono quelli degli impiegati,Receptionist e assistenti amministrativi.Questi lavori di solito presentano vari livelli di responsabilità, a seconda dell'esperienza e dell'istruzione dei dipendenti, e i doveri associati a volte possono sovrapporsi al personale del front office in piccole organizzazioni.Gli impiegati di file sono spesso responsabili di tenere i record organizzati dei documenti stampati e di inserire le informazioni attuali dei clienti nel database dei computer o nei programmi di fogli di calcolo.Gli addetti alla reception salutano principalmente i clienti che entrano nel front office e rispondono alle telefonate in arrivo e di solito trasferiscono anche le chiamate ad altri dipartimenti tramite un sistema telefonico multilinea.Gli assistenti amministrativi possono svolgere queste attività di deposito e servizio clienti oltre a organizzare i programmi giornalieri dei propri datori di lavoro e l'elaborazione testi di una varietà di documenti.

A seconda delle dimensioni e delle risorse di una determinata attività, il personale di supporto del front office può anche essere responsabile di alcuni tipi di transazioni finanziarie dei clienti.Possono elaborare pagamenti con carta di credito per prodotti o servizi e emettere clienti le loro ricevute per questi pagamenti.Alcune organizzazioni che esternalizzano il loro elaborazione sui salari potrebbero richiedere a uno dei loro operatori di supporto al front office di ritirare gli assegni finiti dalla società di gestione stipendi.Questo dipendente è quindi a volte responsabile della distribuzione degli assegni al resto dell'ufficio in modo tempestivo.

Poiché un sistema di supporto del front office è una parte importante di qualsiasi organizzazione, molte aziende conducono un'analisi del front office a intervalli regolari.Questo tipo di studio di controllo di qualità esamina l'efficienza, l'organizzazione e la professionalità del personale del front office e formula modi per apportare miglioramenti necessari.I risultati di un'analisi del front office a volte costituiscono la base per la promozione e le decisioni di aumento dei retribuzioni per i dipendenti del front office.Il personale di supporto del front office che riceve recensioni positive da un'analisi sono di solito coloro che sono in grado di interagire bene con i clienti, lavorare insieme come squadra e svolgere i propri compiti con pochi o errori.