Cos'è l'elaborazione della fattura?
L'elaborazione della fattura è una serie di procedure per la gestione delle fatture per assicurarsi che siano pagate in modo tempestivo.Le singole aziende di solito hanno i propri sistemi di elaborazione, che coinvolgono membri del personale contabile, nonché supervisori e altro personale.Il software per aiutare con l'elaborazione della fattura è disponibile per semplificare il processo, rendere più semplice la localizzazione dei record e fornire un rapido accesso alle fatture in sospeso attuali.
Il processo inizia con la consegna di una fattura per fax, e -mail, posta o un altro sistema.Un membro del personale contabile deve aprire e rivedere la fattura per decidere come procedere.Potrebbe avere un numero di ordine di acquisto, indicando che la persona responsabile di tale ordine di acquisto deve verificarlo.Ciò può comportare il controllo della fattura contro gli articoli reali ricevuti e la verifica che una persona abbia approvato l'acquisto in primo luogo.Se non è presente alcun numero di ordine di acquisto, il contabile deve esaminare il documento per determinare quale tipo di prodotto o servizio è in discussione.
nei sistemi di elaborazione della fattura elettronica, le persone possono registrare i dati sulla fattura, incluso il fornitore di origine, dettagli, data di scadenza, data di scadenzae così via, creando una voce di database tracciabile.I supervisori contabili possono richiedere elenchi di fatture in sospeso ordinate per data di scadenza e altri parametri.Una volta che un commercialista approva il pagamento, i fondi possono essere spediti tramite assegno, trasferimento di fondi elettronici e altri metodi, utilizzando le informazioni sul fornitore in archivio.Se un fornitore è nuovo, potrebbe essere necessario contattare il dipartimento contabile per raccogliere informazioni se i dati di fatturazione non sono completati. Le aziende registrano i loro pagamenti tramite assegno o numero di conferma, a seconda di come inviano fondi, per creare un record che mostra quando e come hanno effettuato un pagamento.Una volta inviato il denaro, il dipartimento contabile può notare che la fattura viene pagata e spostarla dalla colonna di conti pagabili nei loro registri.Se sorge una controversia sui pagamenti, questi record sono disponibili per la revisione per scoprire dove un pagamento è andato fuori strada e come affrontare il problema. Il numero di passaggi coinvolti nell'elaborazione delle fatture può variare, a seconda della società e dei sistemi ITusi.I fallsafini sono integrati per evitare problemi come i doppi pagamenti, il pagamento di acquisti non autorizzati o la mancata pagamento di una fattura entro i termini assegnati.In una piccola impresa, una sola persona può essere responsabile di questi pagamenti, mentre le aziende più grandi possono avere un intero dipartimento contabile responsabile della gestione di tutte le elaborazioni della fattura, per ogni fornitore dai fornitori di servizi pubblici ai subappaltatori che un'azienda utilizza su progetti specifici.