Cos'è la specifica del processo?
La specifica del processo è la fornitura di direzioni chiare e dettagliate per consentire a chiunque di seguire una serie di passaggi per completare un'attività come mettere insieme un oggetto o formattare correttamente un rapporto.Questi passaggi possono seguire un set rigido di regole per renderle il più standardizzate possibile in modo che un lettore possa capirle facilmente.In altri casi, le specifiche del processo possono includere un linguaggio non standard o argomenti di discussione e possono essere meno universalmente comprensibili.
In una specifica del processo, il lettore segue una serie di passaggi stabiliti sotto forma di un diagramma di flusso.Ad ogni passaggio, potrebbero esserci forcelle per riflettere diversi approcci al processo o prodotti finali diversi.Se il lettore segue esattamente i passaggi, finirà con un prodotto finale che dovrebbe essere indistinguibile da quello prodotto da un'altra persona che segue le stesse direzioni.Le specifiche del processo possono consentire prodotti prodotti singolarmente oppure possono fornire indicazioni per la produzione in serie utilizzando apparecchiature di produzione.
I produttori utilizzano le specifiche di processo per garantire il completamento standardizzato e accurato dei progetti.Questo documento può essere inviato a un'altra fabbrica, che sarà in grado di produrre esattamente lo stesso prodotto finale seguendo i passaggi.I passaggi descrivono in dettaglio i tipi di materiali da utilizzare, i loro colori e il metodo di assemblaggio, oltre a fornire disegni dettagliati e discussioni sulle tecniche di fabbricazione.I documenti chiari linee guida consentono di riprodurre prodotti senza le istruzioni personali di qualcuno con esperienza nella loro produzione.
La produzione non è l'unica attività che può essere standardizzata con le specifiche del processo.Lo sviluppo del software, la generazione di documenti e altre attività possono essere completati con linee guida di natura simile.In tutti i casi, l'obiettivo è creare direzioni chiare e comprensibili che saranno eseguibili da chiunque abbia una formazione di base in quell'area di interesse.Un assistente amministrativo che ha familiarità con i programmi di elaborazione testi, ad esempio, può seguire le indicazioni per creare un rapporto per l'uso di amministratori.
La scrittura di una specifica del processo richiede una comprensione dettagliata del processo e della lingua utilizzata in quel particolare settore.Per alcuni processi, sono disponibili guide di terminologia e convenzioni standardizzate.Queste possono essere una risorsa utile sia per il personale che prepara le specifiche sia per i membri del personale che potrebbero aver bisogno di leggerle e seguirli.In caso di domande sulla specifica del processo, la guida può spesso fornire la risposta definendo il linguaggio utilizzato e consentendo al lettore di capire esattamente cosa si intende per una determinata dichiarazione.