Cos'è la politica di approvvigionamento?

Una politica di approvvigionamento è semplicemente le norme e i regolamenti stabiliti per governare il processo di acquisizione di beni e servizi necessari da un'organizzazione per funzionare in modo efficiente.Il processo esatto cercherà di ridurre al minimo le spese associate all'acquisto di tali beni e servizi utilizzando strategie come l'acquisto di volume, l'istituzione di un elenco di venditori e la creazione di protocolli di riordino che aiutano a mantenere basse gli inventari senza mettere a repentaglio la funzione della funzioneoperazione.Sia le piccole che le grandi aziende che le organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano abitualmente una sorta di politica di approvvigionamento.

Non esiste un modo giusto per stabilire una politica di approvvigionamento.Fattori come le dimensioni dell'azienda, la disponibilità di fornitori per fornire beni e servizi necessari e il flusso di cassa e il credito della Società influenzerà spesso l'approccio degli appalti di acquisto.È inoltre probabile che la dimensione dell'azienda faccia la differenza nella formazione della politica di approvvigionamento, in quanto una piccola azienda potrebbe non essere in grado di comandare gli sconti di acquisto di volume che una grande società può gestire con relativa facilità.

Allo stesso modo, le circostanze e gli obiettivi finanziari dell'azienda o dell'entità influenzano la selezione dei sistemi di approvvigionamento.Alcuni sistemi sono semplici processi manuali che utilizzano metodi più vecchi come un sistema di flip card per tracciare gli acquisti, l'emissione di articoli a vari dipartimenti e un conteggio in esecuzione che viene utilizzato per pianificare acquisti futuri.Oggi, i sistemi elettronici consentono di tracciare automaticamente tutte queste funzioni, includono le richieste automatiche e gli ordini di acquisto quando i livelli di un determinato articolo di inventario sono scesi a un certo livello.

E-Procurement è un modo comune per effettuare gli ordini oggi.I fornitori stabiliscono connessioni di rete con client che consentono di interline con tutti i programmi di approvvigionamento utilizzati dal client e effettuano automaticamente gli ordini, utilizzando Internet per stabilire la connessione.Programmi di questo tipo consentono inoltre di tenere traccia rapida di evasione degli ordini, date di consegna e persino rivedere eventuali contratti di approvvigionamento attualmente in atto.

Se la politica di approvvigionamento prevede la creazione di procedure di approvvigionamento di costruzione o regola gli acquisti effettuati da un produttore o un ente di beneficenza, una solida politica andrà a beneficio dell'organizzazione mantenendo i costi in linea e definendo chiaramente come verranno effettuati gli acquisti.Man mano che le esigenze del cambiamento di entità, vi sono buone probabilità che la politica di approvvigionamento venga adeguata per soddisfare quelle nuove circostanze.Ciò è necessario per assicurarsi che la politica continui a funzionare nel migliore interesse dell'azienda o dell'organizzazione senza scopo di lucro e mantenere il processo di acquisizione semplice e ordinato.