Cos'è il ciclo di vita dei record?

Un ciclo di vita registra ogni fase di un documento, dalla creazione alla distruzione.Aiuta le aziende e le agenzie a pianificare lo stoccaggio, la protezione, il recupero e la distruzione di informazioni in diverse fasi.Registra i sistemi di gestione del ciclo di vita in genere controllano abbondanti quantità di informazioni in modo conveniente e sicuro.

La pianificazione si svolge comunemente prima che vengano implementati i processi di gestione del ciclo di vita.L'incorporazione delle procedure nelle routine quotidiane mantiene i record sotto controllo e sicuri.Questa pianificazione include comunemente tecniche per raccolta, organizzazione, manutenzione e smaltimento durante il ciclo di vita dei record.

La definizione di record include foto, grafica, mappe, film e nastri, sia audio che visivo.Un record equivale a tutto ciò che può essere riprodotto, di solito con l'aiuto di altre attrezzature.Definisce i dati all'interno di un'organizzazione o da fonti esterne e un record può essere considerato ufficiale o non ufficiale.I record ufficiali di solito indicano informazioni con una durata designata.

I registri ufficiali includono i documenti finanziari di un'agenzia pubblica, insieme a qualsiasi altra informazione definita dalla legge come una documentazione pubblica.Le informazioni legali che potrebbero essere utilizzate in tribunale potrebbero anche rientrare nella classificazione di un record ufficiale che dovrebbe essere mantenuto.Le leggi in molte giurisdizioni impongono tempistiche per la conservazione dei registri ufficiali, come i documenti del tribunale.

I record sono creati da e-mail, telefonate registrate, documenti stampati e altri dati che mostrano come si sono evolute le decisioni.Tutto ciò che potrebbe essere utile per un'azienda o un'organizzazione in futuro viene generalmente mantenuto in base al ciclo di vita dei suoi registri.Con i progressi della tecnologia, le entità memorizzano comunemente record elettronicamente per eliminare la necessità di aree di conservazione della carta.

Organizzare le informazioni e determinare i suoi fattori di utilizzo nella gestione del ciclo di vita dei registri.Un record dovrebbe essere catalogato o archiviato per un facile recupero quando è necessario o richiesto.Le forme, la corrispondenza e le copie duplicate sono in genere memorizzate utilizzando un sistema di archiviazione che è facile da capire e navigare.

Questi record richiedono anche un piano di manutenzione e protezione, in particolare per i dati che rappresentano informazioni preziose con un ciclo di vita permanenti.In molte regioni, i registri con valore storico sono archiviati nei repository del governo.Esempi di questi documenti includono documenti di nascita e morte e documenti presidenziali.

Quando i dati raggiungono la fine del suo ciclo di vita, è consentita la distruzione.Lo smaltimento potrebbe essere appropriato per i progetti di documenti o materiali utilizzati per preparare i registri ufficiali.I duplicati potrebbero anche essere distrutti dopo che l'originale è stato preservato in qualche forma.Alcune aziende utilizzano fornitori di servizi indipendenti per tenere traccia delle durate di una vita di un record.