Qual è il modo migliore per organizzare i file?

Mantenere le scartoffie in ordine può aiutarti a trovare documenti quando ne hai bisogno senza dover cercare dappertutto.Alcune persone potrebbero non impiegare il tempo per organizzare i file perché non sono sicuri da dove cominciare, ma è importante mantenere tutto in ordine e ordinato.Mentre avere file organizzati può sembrare improbabile, soprattutto se si sta attualmente guardando un gabinetto traboccante, è molto fattibile.

Ci sono quelli che potrebbero non essere sicuri per quanto tempo dovrebbero mantenere i loro documenti.Finché i tuoi documenti sono essenziali ai fini fiscali, è importante trattenerli da gennaio fino a quando le tasse non saranno terminate l'anno successivo.Dopo il completamento delle tasse, il tuo commercialista può consigliare per quanto tempo dovresti mantenere le scartoffie.I documenti relativi alle tasse, alle cartelle cliniche, ai conti di pensionamento e di risparmio e registri abitativi dovrebbero essere tenuti permanentemente.Anche i documenti rilevanti per i tuoi articoli costosi come gioielli, automobili e oggetti d'antiquariato dovrebbero essere mantenuti permanentemente.Dichiarazioni delle carte di credito che potresti voler conservare per sette anni e bollette che puoi di solito conservare per circa un anno.

Quando vuoi organizzare file, puoi risparmiare molto tempo e spazio se ti sbarazzi di ciò di cui non hai bisogno.Posiziona ogni carta su una pila con altri documenti corrispondenti e tutto ciò che non si desidera mettere su un'altra pila per distruggere.Dopo aver ridimensionato, sai esattamente quanta stanza hai bisogno per i tuoi file.

Le cartelle Manila sono utili quando arriva il momento di organizzare i file.Scrivi nella scheda cosa contiene ogni cartella e metti le cartelle in ordine alfabetico.File i documenti contenuti in ogni cartella in ordine di data, ad esempio, metti i documenti più vecchi nella parte posteriore e quelli più recenti nella parte anteriore.Non solo è più facile per trovare ciò di cui hai bisogno, ma per quando è necessario pulire le cartelle.

I file cartacei non sono gli unici file che possono non essere organizzati;Anche i file digitali possono.Per sapere cosa devi organizzare, attraversare ogni area del tuo computer e ripulire i file di cui non hai più bisogno, che si tratti di immagini o documenti.Se desideri ancora i file, considera di trasferirli su un tasto di memoria USB o su un CD vuoto.

Per organizzare i file, è necessario designare un punto specifico per ciascuno di essi.Proprio come faresti per i file cartacei, crea singole cartelle sul computer in base a categorie specifiche.Ad esempio, raggruppa i tuoi progetti di lavoro insieme in una cartella e foto da una certa vacanza in famiglia in un'altra ed etichettali di conseguenza.Che tu ne abbia bisogno o decidi di volerli eliminarli in futuro, sai esattamente dove trovarli.Per assicurarti che tutto rimanga organizzato, ricordati di etichettare correttamente ogni file digitale che si salva e inseriscilo nella cartella corrispondente.

Avere file non sistematici può portarti a essere impazzito e frustrato, ma se li organizzi una volta, potresti non averlo fattoper farlo di nuovo.Mantenerli organizzati continuamente ti impedirà di dover passare del tempo a passare di nuovo il processo iniziale dell'organizzazione.Prendersi il tempo per organizzare i file può comportare la possibilità di trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno senza un processo di ricerca esaustivo.Inoltre, avere i file organizzati in un posto impedirà loro di diventare disordine che trabocca nel resto della tua casa.