Cos'è la gestione dei processi del flusso di lavoro?
La gestione dei processi del flusso di lavoro è un termine utilizzato nella tecnologia dell'informazione (IT) e nella gestione dei processi aziendali per descrivere tutti i passaggi e le infrastrutture necessarie per creare e gestire un processo di flusso di lavoro elettronico.Un processo di flusso di lavoro è una serie di passaggi o compiti che devono essere completati da diverse aree dell'organizzazione.Idealmente, questo processo viene realizzato utilizzando strumenti software per aumentare l'efficienza, la trasparenza e il tempo di consegna. Se il termine sia piuttosto lungo, la maggior parte delle persone ha molta familiarità con il concetto di flusso di lavoro.Un semplice esempio è una richiesta di rimborso delle spese.Il dipendente che ha sostenuto la spesa compila un modulo con tutte le informazioni che ha e poi lo presenta al suo manager.Il gestore esamina i dettagli, aggiunge ulteriori informazioni e indica l'approvazione o la negazione della richiesta.Se la richiesta è approvata, viene presentata al dipartimento dei conti per l'elaborazione e il pagamento.Se negato, viene restituito al dipendente, in genere con una nota di spiegazione.
La gestione del processo del flusso di lavoro si riferisce agli strumenti e al software per creare, implementare e supportare questo processo.Questo in genere è una combinazione di hardware, infrastruttura e software.Gli strumenti e le attrezzature effettivi richiesti dipendono dalle dimensioni dell'organizzazione e dal metodo di consegna.Tradizionalmente, questi strumenti erano limitati a utenti specifici, ma le modifiche alla tecnologia hanno permesso di fornire strumenti di flusso di lavoro tramite Internet.
L'hardware e l'infrastruttura richiesti per la gestione dei processi del flusso di lavoro dipendono principalmente dal software selezionato.Uno strumento basato su Internet richiederà l'installazione su un server Web, l'accesso a Internet, la capacità di archiviazione e la sicurezza.La quantità di hardware richiesto di solito dipende dal numero di utenti, dal volume delle transazioni e dalla disponibilità del sistema.
Esistono una vasta gamma di strumenti software di gestione dei processi del flusso di lavoro disponibili, in quanto si tratta di una categoria di prodotti ben nota.La stragrande maggioranza delle aziende di solito può risparmiare tempo e denaro utilizzando il flusso di lavoro elettronico.Ulteriori vantaggi includono la migliore trasparenza e capacità di reporting, nonché la responsabilità per tutti i partecipanti al processo.
Quando si seleziona una soluzione di gestione del processo del flusso di lavoro, di solito è importante ricordare che il personale qualificato sarà tenuto a implementare e supportare questa soluzione.Le competenze richieste includono analisi aziendali, gestione dei progetti, supporto software e amministrazione.Può essere importante prendere il tempo per rivedere in dettaglio le specifiche del prodotto per garantire la piena comprensione dei requisiti del progetto.Un'analisi del costo e dei benefici è un altro modo per garantire che tutti i livelli dell'organizzazione siano impegnati nel progetto prima che inizi.