Come posso diventare un impiegato di file?

Per diventare un impiegato di file, in genere dovrai far funzionare un lavoro in un ufficio in modo da poter essere addestrato nell'uso e nella gestione del suo sistema di archiviazione.Come regola generale, gli impiegati di file apprendono il loro lavoro attraverso il loro impiego, sebbene i cambiamenti nella tecnologia possano richiedere di apprendere diversi tipi di software per computer e vari metodi di archiviazione e recupero di informazioni pertinenti.Potresti anche trarre vantaggio dall'essere corsi nella tecnologia degli uffici e da corsi che possono migliorare la tua comprensione del settore in cui lavori.In alcuni casi, ci si aspetta che mantenga elevati standard di riservatezza e applicare i protocolli di sicurezza.

Data la proliferazione dei sistemi informatici in molti uffici, l'opportunità di lavorare con file a copia dura potrebbe essere in calo in molte aree.Mentre alcune aziende e uffici possono conservare alcuni record di copie cartacee, molti stanno trasferendo i loro record cartacei sui media digitali.Se desideri diventare un impiegato di file in tale ufficio, in genere dovrai dimostrare la possibilità di scansionare i documenti e gestirli in modo tale da poter essere facilmente posizionati.Potresti anche aver bisogno di esperienza nella formazione nella gestione dei database.

Molte scuole superiori, scuole commerciali e college della comunità offrono formazione nell'amministrazione degli uffici.Sebbene potrebbe non essere necessario completare una laurea o un certificato da uno di questi programmi per diventare un impiegato di file, alcuni datori di lavoro possono guardare favorevolmente all'educazione formale in queste aree.Oltre alla formazione in vari doveri clericali, avere familiarità con il vocabolario del settore in cui opera il datore di lavoro può essere estremamente utile nello sviluppo di un sistema di deposito coeso e di stoccaggio delle informazioni.Non è possibile che non venga chiesto di progettare un tale sistema, ma avere una buona conoscenza delle informazioni che memorizzi può aiutarti a etichettare e recuperare più efficacemente le informazioni in un secondo momento.

In molti casi, i file hanno informazioni sensibili.Se lavori come impiegato di file medico, ad esempio, i file che gestiscono possono contenere informazioni mediche sensibili.Allo stesso modo, i file nell'ufficio legale possono contenere materiale estremamente sensibile sulla vita personale, legale e finanziaria dei clienti.Per questo motivo, molti datori di lavoro potrebbero insistere sul fatto che si supera un controllo dei precedenti prima di diventare un impiegato di file nel loro ufficio.Inoltre, potresti essere richiesto di sottoporsi a una formazione in questioni di riservatezza, nonché nella corretta gestione e smaltimento dei file per proteggere le informazioni che contengono.