Come scrivo un RFP?

Quando un'azienda decide di acquistare un articolo o un servizio e desidera sollecitare potenziali fornitori, prima scrivono una richiesta di proposta (RFP).La RFP stabilisce i criteri che vogliono che i fornitori si rivolgano mentre propongono perché dovrebbero essere assunti per il lavoro.È importante scrivere un RFP che sia chiaro e chiede tutte le informazioni necessarie, mentre presentano all'azienda una luce positiva.Un RFP scritto male potrebbe significare che la società potrebbe finire con fornitori principalmente non qualificati o scadenti, o nessuna proposta.Sebbene questo sembri abbastanza semplice, in realtà è il passo più spesso ignorato dalle aziende.Molte aziende iniziano a scrivere un RFP senza avere una chiara comprensione di quali siano i loro bisogni e desideri, e alla fine finiscono per chiedere cose troppo, troppo poco o contraddittorie.L'input dovrebbe essere sollecitato da tutti i soggetti coinvolti nel progetto interessato e dovrebbe essere raggiunto un consenso su ciò che è realmente necessario prima ancora che l'RFP sia iniziata.E quello che semplicemente

vuoi che sia realizzato.Molte aziende commettono l'errore quando scrivono un RFP nella creazione di una lista dei desideri delle caratteristiche dei loro sogni, ma usando

necessita di parole come

devono

e devono .I venditori che potrebbero non essere in grado di soddisfare uno o due di questi criteri potrebbero non presentare una proposta se ritengono che i criteri siano assolutamente necessari.È importante prestare attenzione al linguaggio utilizzato, salvando Necessità di parole per quando sono accurate e usando un linguaggio più morbido come Desire e opzionali per caratteristiche preferibili. Prima che qualsiasi proposta venga effettivamente sollecitato, è ancheUna buona idea sapere come sarà la proposta ideale.Se ci sono diversi aspetti con cui le proposte saranno giudicate, ad esempio se saranno giudicate dal prezzo, dalla tempestività e dalla densità delle caratteristiche, avere un'idea di quanta di queste caratteristiche verrà valutata.Sapere come una proposta che offre il prezzo più basso, ma un lungo tempo di attesa si confronterà con una proposta che è due volte più costosa ma richiede la metà del tempo.Ciò contribuirà a ridurre la confusione e lo stress più avanti nel processo. In realtà sedersi per scrivere un RFP può essere una procedura abbastanza indolore e rapida una volta che le basi sono state poste.L'introduzione dovrebbe semplicemente stabilire il motivo per cui la società sta richiedendo proposte e fornire una panoramica del resto della richiesta, comprese criteri e scadenze importanti.La RFP dovrebbe quindi coprire ciò che deve avere una proposta vincente, seguita dalle caratteristiche desiderate e dai criteri per la scelta del vincitore, soprattutto se ci sono criteri di selezione stabiliti.Successivamente, dovrebbe essere data una sequenza temporale che espone varie date di riferimento e una data di scadenza finale.Infine, la RFP dovrebbe dare ai candidati un'idea di cosa accadrà dopo, incluso quanto tempo possono aspettarsi di aspettare di risentire e se quelli che non sono scelti possono aspettarsi una risposta.