Quali sono le capacità di segretario necessarie?
I segretari moderni sono spesso la colla che tiene insieme un ufficio o un'organizzazione assicurandosi che il personale e i clienti siano nel posto giusto al momento giusto e hanno i documenti e le informazioni appropriate necessarie.Le competenze del Segretario vanno dalla prenotazione di appuntamenti e alle istituzioni delle sale riunioni alla preparazione di documenti legali.Il tipo e le dimensioni dell'azienda a cui un segretario lavora spesso a dettare quali competenze sono richieste;Tuttavia, ci sono alcune competenze di segretaria di base che tutti i segretari dovrebbero padroneggiare, tra cui la digitazione, la pianificazione e le capacità telefoniche.
Le capacità comunicative di prim'ordine sono fondamentali per i segretari.È importante che i segretari possano comunicare chiaramente e condividere informazioni con clienti e colleghi in vari modi, anche al telefono, in documenti scritti e attraverso presentazioni.I segretari spesso orchestrano gli eventi dei giorni per un capo o un dipartimento, comprese le riunioni di programmazione e forniscono documenti richiesti a coloro che partecipano alle riunioni.Anche le capacità creative per la risoluzione dei problemi sono fondamentali, poiché i segretari affrontano una varietà di compiti ogni giorno.
Oltre alle attività di ufficio comuni, le competenze di segretario dovrebbero includere anche la pianificazione degli eventi.I grandi incontri si svolgono spesso in sedi fuori sede, come in una sala per le riunioni di un centro conferenze o in hotel.Oltre a prenotare uno spazio per riunioni e fornire indicazioni per tutte le parti per arrivarci, un segretario ha spesso il compito di organizzare alloggi durante la notte, noleggi di auto e navette aeroportuali per i partecipanti.Ordinare snack, pasti e bevande per gli ospiti nel corso dell'incontro spesso cade anche a un segretario, così come garantire che la stanza sia impostata correttamente e offre collegamenti tecnologici adeguati. La capacità di utilizzare la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia corrette è fondamentalePer preparare documenti, presentazioni e corrispondenza.Le competenze del segretario dovrebbero anche includere la possibilità di correggere efficacemente il lavoro al fine di creare documenti senza errori.Alcune posizioni speciali, come i segretari legali e medici, devono anche avere una comprensione approfondita dei termini utilizzati in tali professioni.La capacità di creare una varietà di grafica visiva per uso online, dispense e presentazioni di gruppo è un'altra abilità in genere richiesta ai segretari. La tecnologia di mastering è richiesta per quasi tutte le posizioni del segretario.Le competenze del segretario dovrebbero includere abilità e -mail avanzate, incluso il lavoro con allegati, volantini e foto creati con una varietà di programmi software.Molti segretari operano in movimento, quindi padroneggiare le ultime capacità comunicative wireless è un must.Documenti e foto spesso devono essere modificati e condivisi, quindi è essenziale la capacità di lavorare con una varietà di programmi per computer.