Quali sono i diversi tipi di segretari?

In contesti aziendali tipici, la maggior parte dei segretari di ufficio svolge gli stessi doveri amministrativi di base.In alcuni tipi di uffici, tuttavia, i segretari potrebbero specializzarsi in una determinata area e avere responsabilità uniche.Alcuni esempi includono segretari esecutivi e segretari che lavorano nei settori legali, medici e finanziari;Queste posizioni spesso richiedono una formazione o esperienza aggiuntiva oltre a eseguire compiti amministrativi standard.Gli assistenti virtuali, molti dei quali lavorano in remoto in un ufficio separato o fuori dalle loro case, sono un'altra categoria di segretari che sono diventati comuni sul posto di lavoro moderno. Tradizionalmente, un segretario dell'ufficio è la persona responsabile della gestione del lavoro amministrativo per unorganizzazione, come un'agenzia, una società o una scuola.Lui o lei potrebbe, ad esempio, gestire le comunicazioni interne ed esterne, programmare eventi e appuntamenti, mantenere database o altri sistemi di tenuta dei registri e garantire che le attività dell'ufficio funzionino senza intoppi ed efficienti.I segretari sono generalmente competenti con la tecnologia, i telefoni operativi, le macchine per fax, i computer e altre attrezzature per uffici.

Un segretario esecutivo è spesso assistente del leader di una particolare organizzazione o di un dipartimento all'interno di un'azienda.Ad esempio, un direttore senza scopo di lucro potrebbe avere un segretario esecutivo, che potrebbe quindi supervisionare i membri dello staff di segreteria che svolgono compiti amministrativi di routine.Il suo ruolo spesso include il coordinamento del flusso di lavoro dell'ufficio e la delegazione delle responsabilità clericali ad altri dipendenti.

I segretari legali, in genere supervisionati da un avvocato o da un paralegale, svolgono generalmente doveri amministrativi relativi a procedimenti legali.Rispetto ad altri tipi di segretari, il loro lavoro potrebbe concentrarsi maggiormente sulla ricerca.Altre responsabilità quotidiane potrebbero includere la preparazione di documenti legali e le riunioni di programmazione con clienti e altri avvocati. Un segretario medico ha normalmente conoscenze specializzate relative alla medicina o all'assicurazione sanitaria.Lui o lei potrebbe lavorare in un ufficio dei medici, in una clinica o in un ospedale e spesso è responsabile della pianificazione degli appuntamenti e della manutenzione dei registri dei pazienti.La posizione di solito richiede alcune conoscenze finanziarie per eseguire procedure di fatturazione.Come un segretario legale, un segretario medico potrebbe anche eseguire ricerche.Inoltre, può essere assegnato a un professionista medico specifico, aiutandolo a scrivere rapporti e articoli di riviste o prepararsi a conferenze. Un segretario finanziario è un professionista che lavora spesso per una chiesa o altra organizzazione che richiede un attento monitoraggiodi fondi in arrivo e in uscita.In alcuni casi, il ruolo del segretario finanziario non è una posizione a pagamento, ma piuttosto un seggio volontario che qualcuno riempie su un consiglio o un gruppo correlato di persone.Normalmente tiene traccia dei dati finanziari e potrebbe essere responsabile della gestione effettiva dei fondi. Gli assistenti virtuali sono in genere liberi professionisti che lavorano da casa o da qualche parte diversi da un ufficio tradizionale.Si basano fortemente sulla tecnologia poiché la maggior parte del loro lavoro è svolto da computer, fax e telefono.Le loro particolari aree di competenza possono variare.Alcuni fungono da assistenti personali per i loro supervisori, pianificando impegni e svolgendo altri doveri clericali.Altri potrebbero specializzarsi in determinate aree come finanza, contabilità o trascrizione legale o medica.