Cosa fa un segretario alla chiesa?

Un segretario della chiesa di solito gestisce tutte le questioni amministrative per una chiesa, dalla risposta ai telefoni alla progettazione di bollettini, alla creazione di copie e alla gestione della corrispondenza.Tuttavia, il lavoro è spesso molto più che giocando a scartoffie e telefoni che squillano.La maggior parte dei segretari deve anche fungere da volto per l'intera organizzazione.Le conoscenze di base sulla chiesa, la sua struttura e le sue credenze sono spesso essenziali, poiché il segretario può essere chiamato a rispondere a grandi domande da una vasta gamma di persone.

I dettagli di ciò che un segretario della chiesa dipende necessariamente dalle specifiche dell'organizzazione in questione.Il più delle volte, tuttavia, i doveri amministrativi costituiscono la maggior parte del lavoro.Il segretario di solito gestisce il front office delle chiese.Ciò implica il mantenimento del calendario principale, la pianificazione degli appuntamenti e la conoscenza di come raggiungere tutto il personale.Lui o lei deve essere esperto nella programmazione della chiesa e deve sapere come dirigere domande specifiche dal pubblico.

In una certa misura, un segretario della chiesa deve essere una risorsa della chiesa generale, sia per i congregati che per il mondo esterno.All'interno, è responsabile del collegamento dei membri della chiesa con i pastori, della gestione delle iscrizioni per lezioni ed eventi e della pubblicazione e della distribuzione di annunci.Ciò include spesso la gestione dei database di posta elettronica, nonché volantini e bollettini stampati.

I segretari devono anche rappresentare la chiesa e la sua programmazione nel mondo esterno.I nuovi arrivati con domande su servizi o eventi di solito raggiungono il segretario della chiesa come primo punto di riferimento durante la chiamata.Il segretario deve essere in grado di rispondere cortesemente e onestamente a domande sulla chiesa e sulle sue politiche.Pianificare la consulenza pastorale, fornire fatti sulla pianificazione del matrimonio e del funerale e rispondendo a domande sulle credenze di base della chiesa tutte nella descrizione del lavoro del segretario alla chiesa.

In alcune chiese, in particolare quelle che sono molto grandi, un segretario della chiesa può essere assegnato a un singolo pastore o sacerdote.Questo tipo di segretario alla chiesa è in molti modi come un assistente personale.Lui o lei gestirà il programma personale del pastore e riceverà e invierà la corrispondenza a nome del pastore.Il segretario interagirà con altri membri del personale della chiesa e occasionalmente assumerà compiti più generali, come aiutare a preparare newsletter settimanali, ma spende la maggior parte di ogni giorno al servizio di un solo individuo.Le chiese con questa struttura di solito impiegano più segretari: spesso una per ciascun membro della leadership senior e una o più per sedersi alla reception e gestire indagini più generali.

Tutti i segretari devono di solito lavorare insieme per mantenere la coerenza, sia nella gestione e nella gestione delle attività.Questo vale tanto per le grandi chiese con più segretari quanto per le piccole chiese con vari assistenti amministrativi part-time che lavorano insieme per coprire il lavoro.L'ufficio della chiesa è parte integrante della maggior parte delle organizzazioni ecclesiali e il ruolo principale dei segretari è garantire che tale ufficio sia efficiente, efficace e disponibile.