Cosa fa un amministratore generale?

Un amministratore generale è anche noto come responsabile dell'ufficio o assistente amministrativo.Mentre le descrizioni dei lavori varieranno in qualche modo per società, l'amministratore generale può essere responsabile della gestione di tutte le corrispondenze, rispondere alle linee telefoniche, prendere messaggi, preparare rapporti e altri doveri di ufficio generale.In alcuni casi, gli amministratori generali potrebbero aver bisogno di una formazione specializzata per completare alcuni di questi compiti in ambienti di ufficio altamente tecnici.Il termine è più comunemente usato per i lavori d'ufficio nei paesi di lingua inglese al di fuori del Nord America.

Una delle responsabilità primarie di un amministratore generale è quella di gestire tutta la corrispondenza, non solo controllando la posta in arrivo e assicurarsi che arrivi alla persona appropriata, ma anche digitare la corrispondenza per la posta in uscita.Alcuni amministratori generali potrebbero dover andare all'ufficio postale per ritirare la posta, ma spesso la posta viene consegnata in una posizione centrale in un ufficio per un'ulteriore distribuzione.Questo dovere è di vitale importanza per molte aziende, che potrebbero avere offerte o altri documenti che devono essere esaminati in scadenze strette.

In alcuni ambienti d'ufficio, un amministratore generale è responsabile della preparazione dei rapporti in una varietà di piattaforme software.Pertanto, queste posizioni richiedono una buona comprensione del software di ufficio, compresi i prodotti utilizzati per l'elaborazione testi, i fogli di calcolo e le presentazioni di diapositive.Spesso, l'amministratore generale è responsabile di prendere le informazioni grezze e metterle in un formato che è attraente e presentabile.Un supervisore di solito firmerà il prodotto finito prima che venga inviato.

Con l'avvento delle estensioni dirette e della posta vocale, il lavoro di un amministratore generale per quanto riguarda la risposta e il trasferimento di telefonate è in qualche modo diminuito nella maggior parte degli uffici.Ci sono momenti, tuttavia, in cui il dipendente può essere chiamato a rispondere ai telefoni per il capo o altri dirigenti.Alcune questioni potrebbero non essere in grado di aspettare e spetta all'amministratore comprendere la situazione e trovare una risposta appropriata.Inoltre, alcuni dirigenti preferiscono che le telefonate di una persona del front office prima di inviarle.

Un altro modo in cui gli amministratori generali possono offrire supporto amministrativo è attraverso la gestione del database.Ad esempio, se la società ha abbonamenti o deve mantenere un elenco di vendite, questo è un dovere che potrebbe cadere all'amministratore generale.Spetta a questa persona assicurarsi che il database non abbia informazioni obsolete al fine di mantenere un contatto affidabile con i clienti.

In alcuni uffici, l'amministratore generale è anche responsabile della impostazione e della manutenzione di uno opiù dirigenti.In questa situazione, l'amministratore istituirà riunioni, confermerà gli appuntamenti e cercherà di mantenere il giorno il giorno il più possibile.Ciò può includere anche l'organizzazione di piani di viaggio.