Cosa fa un assistente di gestione?
Un assistente di gestione, noto anche come segretario esecutivo, fornisce assistenza a uno o più dirigenti di livello senior.Questa persona può sostenere il presidente, il CEO, il vicepresidente o il capo dipartimento all'interno di un'organizzazione.I doveri potrebbero essere correlati alle funzioni amministrative specifiche alle esigenze del dirigente e dell'organizzazione.Le responsabilità di lavoro per un assistente di gestione vanno in genere oltre le funzioni clericali generali per coinvolgere compiti complessi come la ricerca analitica e la preparazione del rapporto.Un assistente di gestione può anche supervisionare altri membri del personale clericale presso l'organizzazione.
Una persona impiegata come assistente di gestione è responsabile della gestione delle funzioni amministrative per uno o più dirigenti senior.Le responsabilità amministrative di cui l'esecutivo è responsabile all'interno dell'organizzazione in genere sono assegnate a questa persona.Gran parte di questo supporto amministrativo include la preparazione di memo, e -mail e altre corrispondenze per conto del dirigente.Questa persona mantiene un sistema di archiviazione, risponde alle chiamate telefoniche e rotta i messaggi.Ulteriori compiti possono comportare l'ordinamento di posta e fax.
L'esecuzione efficace delle responsabilità potrebbe richiedere buone capacità organizzative e la capacità di multi-task.Il segretario esecutivo potrebbe essere responsabile dell'organizzazione di incontri e conferenze.Ciò può anche richiedere il coordinamento di più programmi e la gestione di tutti i dettagli relativi alla riunione.In generale, preparare l'ordine del giorno e ordinare pasti o rinfreschi fanno parte delle responsabilità di questa persona.
Quando l'esecutivo deve viaggiare per affari, l'assistente di gestione è generalmente responsabile della garanzia di compagnie aeree, noleggio auto e hotel, se necessario.Gli assistenti di gestione manterranno spesso il calendario del dirigente e manterranno l'esecutivo a conoscenza degli appuntamenti quotidiani e imminenti, riunioni e viaggi relativi all'azienda.In genere preparerà materiali di presentazione per il suo capo associati alle riunioni.
Gran parte delle attività amministrative assegnate all'assistente di gestione dipendono da ciò che l'esecutivo è disposto a delegare.Ciò potrebbe portare a compiti più complessi oltre i doveri di base che sono in genere richiesti per qualcuno che assiste un'altra persona.Un esempio di questi compiti complessi è la preparazione e la distribuzione di report.
La conoscenza delle applicazioni informatiche con competenze intermedie o avanzate è in genere essenziale per svolgere attività con una supervisione minima.L'assistente di gestione potrebbe anche gestire progetti speciali relativi all'intera organizzazione e mantenere i database.A seconda delle dimensioni dell'azienda, anche i doveri generalisti delle risorse umane potrebbero far parte delle sue responsabilità quotidiane.
Un'altra responsabilità per alcuni assistenti di gestione può anche comportare la supervisione del personale clericale di livello inferiore nell'organizzazione.Ciò richiede capacità di leadership e capacità di gestione.È possibile che l'assistente di gestione dovrà pianificare, assegnare e monitorare il flusso di lavoro del personale clericale all'interno del dipartimento.Insieme alla supervisione, l'assistente è in genere la persona di riferimento per le operazioni dell'ufficio quotidiano per quanto riguarda le attrezzature per ufficio o i problemi di manutenzione dell'edificio.