Cosa fa un segretario privato?
Un segretario privato riferisce spesso a un dirigente aziendale o di un piccolo imprenditore.Questo assistente speciale può svolgere attività di routine come rispondere alle telefonate, aprire la posta e fissare appuntamenti.Il lavoro potrebbe anche comportare la partecipazione alle riunioni, la presa di appunti e la digitazione dei verbali di queste sessioni.Quando un manager è tenuto a viaggiare, il segretario può essere responsabile della preparazione delle prenotazioni di compagnie aeree e di hotel o di ottenere fondi approvati per le spese.
Lo scopo principale di un segretario privato è spesso quello di gestire compiti banali che altrimenti assumerebbero una grande quantità diun tempo di dirigenti.Questo lavoratore viene anche utilizzato per impedire al manager di interruzioni eccessive, sia di persona che per telefono.Per questo motivo, un segretario spesso protegge le telefonate e i visitatori, prendendo messaggi per il boss piuttosto che consentire alle persone di parlare direttamente con quella persona.
Un segretario privato potrebbe anche screening corrispondenza scritta.Ciò potrebbe comportare il ritiro della posta e l'apertura.Le lettere che devono essere gestite personalmente dal capo potrebbero quindi essere trasmesse.In alcuni casi, il segretario potrebbe avere accesso agli account di posta elettronica aziendale e anche a scremare quelli.
Quando un dirigente tiene una riunione, a volte parteciperà un segretario privato.Questo è così che il segretario può prendere appunti dell'incontro e scrivere domande poste.Dopo l'evento, il segretario potrebbe essere responsabile di scrivere i verbali e distribuirli ai partecipanti.
Un segretario privato spesso agisce come una sorta di assistente personale.Questo a volte significa prendersi cura degli accordi di viaggio per il supervisore.L'assistente potrebbe anche programmare gli appuntamenti per un dirigente per condurre attività relative a questo viaggio, ad esempio raccogliendo un'auto a noleggio o abbandonando il lavaggio a secco.
In molte organizzazioni, questo assistente speciale ha molto da fare con un budget dei dipartimenti.Il segretario privato può essere responsabile della presentazione di proposte per nuovi progetti e di ottenere stime per manodopera o materiali.In alcuni casi, questo lavoratore potrebbe essere responsabile di un piccolo fondo di cassa o di fare acquisti per le forniture per uffici.
La quantità di istruzione necessaria per diventare un segretario privato varia da un'organizzazione all'altra, ma generalmente comporta almeno un diploma di scuola superiore.I corsi universitari in economia aziendale potrebbero anche essere utili.È prevista una personalità piacevole e una capacità di lavorare bene sotto la pressione, poiché questo segretario può essere tenuto a svolgere una serie di compiti diversi durante la giornata lavorativa.