Cosa fa un assistente di approvvigionamento?
Un assistente di approvvigionamento svolge compiti essenziali all'interno di settori che richiedono una fornitura costante di articoli, come le società manifatturiere.Questa posizione amministrativa garantisce che i lavoratori abbiano materiali sufficienti per una produttività efficace, mantenendo i costi per i maggiori profitti dell'azienda.Gli assistenti di approvvigionamento devono sentirsi a proprio agio con la parola scritta e parlata, nonché competenti nei calcoli matematici.
Il dovere principale di un assistente di approvvigionamento è la pianificazione degli acquisti di materiali e la stima dei tempi di arrivo.Le aziende non possono esaurire gli articoli essenziali per la creazione di un prodotto altamente desiderato, come i componenti interni del telefono cellulare.L'assistente verifica l'inventario attuale e osserva la sua esaurimento, sia sulla carta che nei file elettronici e nel magazzino fisico.I bassi livelli di inventario richiedono un acquisto dal fornitore specifico per una spedizione tempestiva, prevenendo eventuali lacune di inventario. L'accuratezza dell'ordinamento è essenziale per un assistente di appalto di successo.Ogni quantità di articolo deve essere confermata prima che l'ordine di acquisto venga effettuato con il fornitore.Un errore di battitura o un errore canaglia può accidentalmente cambiare un ordine da 44 a 444 articoli, causando una spesa enorme per la società e livelli eccessivi di inventario.
Una volta ricevuta una spedizione, l'assistente di approvvigionamento deve verificare che gli articoli spediti corrispondano all'ordine di acquisto inquantità e tipo.Eventuali variazioni dall'ordine di acquisto devono essere risolte contattando il fornitore.L'assistente deve avere forti capacità comunicative per risolvere eventuali malintesi di spedizione.Le comunicazioni con i fornitori possono essere sotto forma di telefonate, e -mail o fax.
Un altro dovere chiave per un assistente di approvvigionamento è trovare nuovi fornitori con prodotti di qualità e bassi costi.I costi materiali tendono ad aumentare con l'inflazione, facendo sì che il prodotto fabbricato complessivo abbia un prezzo più elevato.Gli assistenti di approvvigionamento possono trovare fornitori di materiali alternativi, attraverso la rete del settore, per fornire forniture in modo meno costante.L'assistente può anche avere chiamate in conferenze con i suoi supervisori e il possibile nuovo fornitore, per creare un accordo commerciale.
A seconda del settore, potrebbe essere necessario familiarità con le leggi doganali del governo per l'importazione di materiali.Molte aziende usano materiali di altri paesi, riducendo i costi di parti essenziali.L'importazione di parti richiede più tempo rispetto ai materiali in movimento a livello nazionale, quindi l'assistente dovrebbe prendere in considerazione il tempo di spedizione extra per prevenire l'interruzione della produzione.
Questo assistente approva anche il pagamento delle merci ricevute.Eventuali controversie su una spedizione non saranno pagate fino a quando l'assistente di approvvigionamento risolve e approvi la fattura di vendita.L'assistente potrebbe aver bisogno di contare fisicamente l'inventario ripetutamente per risolvere le incoerenze di quantità, che richiedono un movimento agile attraverso bidoni dell'inventario o magazzini.